Activités
Analyse et qualification du besoin
- Assurer l’analyse fonctionnelle du besoin et sa qualification éventuelle, évaluer le TCO (total cost of ownership), définir le budget prévisionnel.
- Analyser les évolutions des besoins internes (nouveaux besoins, changements de processus industriels et d’organisation, etc.) et du marché de son portefeuille (modifications technologiques, normatives, réglementation, fournisseurs, etc.).
- Participer à la rédaction du cahier des charges technique et fonctionnel avec le client interne et les prescripteurs internes (référents technique et fonctionnel, qualité, bureau d’études, production, marketing, commercial, supply chain, R&D), élaborer la grille de critères de choix (conditions contractuelles, tarif, qualité attendue, délai livraison, services associés, exclusivité), le calendrier et la stratégie de concurrence.
- Mettre en œuvre le processus achats de l’entreprise : orientations, actions prioritaires du sourcing (sélection des fournisseurs) et de l’acquisition (achat du bien/service).
Sourcing qualification négociation avec des fournisseurs
- Exploiter la base interne fournisseurs, identifier et contacter des fournisseurs potentiels.
- Lancer les consultations ou appels d’offres, demander des quotations (RFQ [request for quotation]), qualifier les offres, rationaliser le panel fournisseurs.
- Préparer la négociation avec les fournisseurs short-listés en regard des objectifs visés, définir les modalités de négociation (face à face, e-procurement).
- Négocier les conditions d’achat : prix, qualité, délai, volume.
- Rédiger, avec l’appui du service juridique, le contrat (contrat-cadre ou de partenariat).
Suivi du contrat d’acquisition
- Assurer la relation commerciale avec les fournisseurs, suivre la bonne exécution du contrat, gérer les litiges ou le non-respect des clauses.
- Suivre le budget achats, vérifier le règlement des fournisseurs en lien avec le service financier, effectuer le reporting de son activité.
- Élaborer la fiche de suivi achats, informer le client interne de l’avancement de sa commande, évaluer son niveau de satisfaction.
- Effectuer une revue annuelle des performances fournisseurs selon des critères (rating) définis avec la direction achats, actualiser leurs KPI dans la base.
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Encadrer un assistant achats ou un acheteur sourcing.
- Participer à la définition des besoins en nouveaux produits/services.
- Proposer des améliorations des outils et procédures internes, mutualiser les bonnes pratiques.
- Organiser les flux d’approvisionnements et l’organisation de la supply chain.
- Collaborer avec les fournisseurs sur un projet de recherche-développement ou commercial.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
Dans les grosses PME, les ETI et grandes entreprises de tous secteurs, l’acheteur/acheteuse exerce principalement dans l’industrie et la distribution (centrales d’achats). Dans le négoce et les médias (centrales d’achats publicitaires), la marge des entreprises est liée en grande partie à sa performance.
Dans l’industrie, l’acheteur/acheteuse projet participe au montage d’un projet, en lien avec un référent technique.
Dans la distribution, l’acheteur-chef/acheteuse-cheffe produit collabore étroitement avec le marketing pour créer de nouvelles gammes. L’acheteur approvisionneur/acheteuse approvisionneuse quant à lui/elle veille avec la supply chain à optimiser le niveau des stocks.
Par définition, l’acheteur/acheteuse est désormais le plus souvent international(e) car il/elle va acheter des produits ou services sans contrainte géographique : si le meilleur fournisseur est implanté à l’étranger, il/elle s’y rend pour étudier cette opportunité. Une grande mobilité physique (déplacements à l’étranger) peut être exigée, en fonction du type de produits ou de fournisseurs.
Les portefeuilles se répartissent en achats directs (production) ou indirects (hors production), par famille (achats techniques ou simples, etc.), par catégorie (IT solutions digitales ou facility management, etc.).
L’acheteur/acheteuse est spécialisé(e) dans de multiples domaines : services généraux (facility management), prestations intellectuelles, médias, art, énergie, packaging, matières premières, etc.
Globalement on distingue trois classes d’achats : A (stratégiques de production, l’acheteur/acheteuse a de préférence une formation technique), B (récurrents et stratégiques, hors production), C (ponctuels, non stratégiques, confiés généralement à un administratif ou un informaticien).
Le consultant achats intervient en accompagnement opérationnel sur le processus achats, ou pour définir une stratégie, intégrer des solutions logicielles (e-sourcing, e-procurement), etc.
Le statut de cadre n’est pas systématiquement octroyé aux approvisionneurs débutants.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Directeur/directrice des achats groupe
- Responsable des achats/achats business international
- Directeur service juridique et achats
- Project sourcing manager
- Responsable d’exploitation/site/agence
- Responsable logistique/supply chain
- Responsable des services généraux
- Responsable des marchés
- Chef/cheffe de groupe achats
- Category manager
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
L’acheteur/acheteuse occupe une fonction stratégique : l’actualité en 2020 a démontré la nécessité d’une relocalisation des achats stratégiques malgré une internationalisation croissante des marchés et une délocalisation des lieux d’approvisionnement (pays low cost). Les achats, notamment à l’international, font intervenir, à la source de l’approvisionnement ou à l’importation, divers organismes tels que les banques, les transporteurs, les douanes…, et l’acheteur/acheteuse doit être capable de comprendre et gérer le risque pays.
Il/elle pratique l’art de la négociation et les techniques d’argumentation, avec une parfaite connaissance de sa famille d’achat, des contraintes d’approvisionnement, juridiques, budgétaires et de solides bases en transport (incoterms, procédures douanières, assurances, modes de paiement).
Pour prospecter les fournisseurs d’un pays à l’autre, il/elle fait preuve de disponibilité, en particulier en période de production, dans l’industrie, en début d’année dans la distribution, lors de la négociation des contrats annuels. Il/elle doit être à l’aise dans un contexte multiculturel et maîtriser fréquemment une autre langue en plus de l’anglais. L’acheteur/acheteuse doit de plus en plus se déplacer auprès de ses fournisseurs dans le monde entier afin de garantir à son entreprise le respect des engagements en termes de qualité et de délais de production.
La maîtrise des coûts : ayant des objectifs de marge bénéficiaire, l’acheteur/acheteuse est un/une buyer agile, pour convaincre ses clients internes et ses fournisseurs. Il/elle applique différentes méthodes : le TCO (analyse des coûts directs et indirects), l’analyse Swot du parc fournisseurs, la réflexion make or buy avant d’externaliser des achats (outsourcing), le maintien du niveau des stocks à 20/80 (20 % des stocks, 80 % de leur valeur), la mobilisation des leviers (regroupements des besoins, redéfinition des spécifications, rationalisation d’un segment d’achats).
La prévention des risques : ils portent sur la contractualisation (principes juridiques nationaux et internationaux, conditions générales de vente [CGV] et conditions générales d’achat [CGA]), sur les règles impératives et supplétives de son milieu professionnel (sécuriser la propriété intellectuelle dans les achats de prestation, de conception et d’outillages). Il/elle veille à évaluer les risques financiers portés par les chaînes des approvisionnements issus de certains pays.
La politique RSE des achats responsables, la norme ISO 20400 le/la soumettent à des arbitrages (mode de transport, éco-emballages, conditions environnementales, etc.), au respect des règles d’équité et de transparence du commerce équitable.
Une approche digitalisée des fournisseurs : la réduction du panel fournisseurs tend à se réduire, avec une massification des achats entraînant une baisse des coûts. Grâce au e-sourcing et au e-procurement (approvisionnement digital), il/elle peut centraliser et regrouper les achats. Le e-commerce lui permet d’optimiser des référencements et des transactions. Mais il/elle a aussi favorisé les achats spot (petits achats de classe C effectués hors des processus standards d’achat).
La loi Sapin II organise ses relations avec les fournisseurs et leurs sous-traitants, dans un souci d’équité et d’éthique : respect des droits humains, des libertés fondamentales, de la santé et de la sécurité des personnes et de l’environnement.
La qualité de ses relations ouvre la voie à des partenariats à long terme, souhaitables stratégiquement.
