Missions et activités - Travel manager F/H
Missions principales
Mise en œuvre de la politique travel
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Proposer les règles internes conformes aux objectifs de la direction, en termes de budget, sécurité et qualité de l’expérience voyage.
- Élaborer et améliorer la chaîne de commande : processus, procédures, outils de gestion (tableaux de bord, indicateurs de performance KPI key performance indicators, solutions logicielles).
- Proposer et mettre en place des dispositifs de sécurité, sanitaires et de prévention des risques : assurance, assistance aux voyageurs, traçabilité des voyages, gestion de crise.
- Assurer la diffusion des règles et des bonnes pratiques : charte, réunion, note interne, formation.
- Réaliser une veille de son marché (évolutions des modes de mobilité, modifications règlementaires, nouveaux fournisseurs), anticiper les mutations.
Réalisation ou accompagnement des achats
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Analyser les besoins de l’entreprise sur les différents segments voyages et déplacements.
- Rechercher, évaluer, sélectionner des prestataires : exploiter la base interne et d’autres moyens de sourcing, demander des devis chiffrés (RFQ request for quotation).
- Effectuer une analyse comparative benchmarking des offres, une mise en concurrence.
- Constituer un panel de prestataires short listés.
- Monter et lancer le dossier d’appel d’offres, qualifier les réponses.
Négociation commerciale et contractualisation de la commande
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Négocier les clauses du marché avec les prestataires panélistes : conditions de paiement, qualité, prix, volume, délai de mise à disposition, services associés ou additionnels.
- Formaliser le contrat commercial (contrat cadre de partenariat, bon de commande).
- Signifier la décision d’attribution du marché.
Suivi des prestataires et reporting des activités
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Apporter une assistance aux collaborateurs, animer la communauté de référents locaux.
- Assurer la relation avec les prestataires : contrôle opérationnel et contractuel, règlement des litiges, mise en place de partenariats, évaluer leur performance (revue annuelle business review).
- Suivre le budget, les frais de voyage et de déplacement, les facturations, les paiements.
- Effectuer le reporting, renseigner les tableaux de bord, mettre à jour les KPI.
Activités éventuelles
- Participer à des projets transversaux : RSE, qualité, sécurité, solutions logicielles.
- Gérer les déplacements des expatriés (assurance, transport, hébergement) en collaboration avec un gestionnaire mobilité internationale.
Variabilité des missions
Se spécialiser dans la gestion des déplacements : le mobility manager pilote le fleet management (gestion de flotte automobile et autres moyens de déplacement), un service de conciergerie et de taxis, des évènements professionnels (MICE meetings incentive conferences exhibitions and events), voire la mobilité internationale. Cette spécialisation peut se cumuler avec la gestion du voyage.
Les dépenses de son portefeuille sont estimées en moyenne à 20% du budget travel et parfois distinguent les déplacements professionnels des trajets domicile-travail.
Prester dans le conseil et l’assistance, en agence ou sur une plateforme d’achats spécialisée (marketplace) : le travel consultant ou le chef projet travel intervient dans la politique et la stratégie achats (budget, programme, itinéraire). Il possède une formation commerciale ou dans le tourisme d’affaires et une expérience voyage, la maîtrise des systèmes de réservation, de commande et de paiement et une aisance à communiquer par chat, mail, téléphone.
Dans une PME/PMI : occuper des tâches complémentaires, comme l’office management (secrétariat principal) ou la conciergerie d’entreprise (formalités et logistique du voyage).
Dans une ETI : exercer ses activités à part entière, voire en externaliser une partie.
Dans un grand groupe : animer une équipe (référents, chargés de voyage, voire travel managers), piloter et consolider la dépense Europe.
Rattachement hiérarchique
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Directeur financier F/H
- Directeur des achats F/H
- Directeur des moyens généraux F/H
- Directeur des ressources humaines F/H
- Directeur des opérations F/H
Contexte et facteurs d'évolution du métier
travel est responsable d’achats classés hors production et indirects.
Ses responsabilités se sont élargies, portées par la mondialisation des échanges commerciaux et par un impératif de performance financière (augmentation du ROI return on investissement).
Lié à la montée du business travel, le métier est également marqué par une exigence de qualité du service client (questionnaire de satisfaction voyageur).
Auprès des équipes opérationnelles, son rôle s’est renforcé à travers des interventions transversales inhérentes à son activité, notamment auprès des directions ressources humaines, finances, systèmes d’information. Aux moyens généraux il apporte sa contribution à une meilleure gestion de l’environnement de travail et des services internes, orientée vers le bien-être des collaborateurs.
Avec le développement des nouvelles technologies, une exigence croissante de sécurité dans les déplacements, la mise en œuvre de la RSE responsabilité sociale et environnementale, le métier a gagné en poids au sein des organisations privées et publiques.
La performance budgétaire, un objectif clé : elle se traduit par une maîtrise ou une baisse du coût global du voyage, le TCT total cost of travel qui inclut les coûts cachés. Afin de réduire les dépenses, le travel manager veille à proposer en permanence des solutions multimodales et technologiques innovantes, tout en adoptant une approche orientée vers l’écomobilité ou mobilité douce (plan gouvernemental de sobriété énergétique, dispositif européen de taxonomie verte).
Pour ce faire, il dispose d’outils décisionnels (tableaux de bord dynamiques), de logiciels de gestion automatisée et centralisée (price tracking suivi des prix), de plateformes digitales de réservation (OBT online booking tool, HBT hotel booking tool).
Il propose de plus en plus aux collaborateurs des applications mobiles sur leurs smartphones, par exemple le SBT self booking tool (outil digital de réservation).
Le risque travel, un enjeu de sûreté des voyageurs : la norme ISO 31030 sur la prévention des risques voyage contribue à orienter ses arbitrages. Le risque juridique l’oblige à la vigilance, comme le non-respect du RGPD règlement général sur la protection des données.
Conduire le changement, une composante importante de ses missions : il s’agit de sensibiliser les collaborateurs à une consommation responsable des services, de les former aux bonnes pratiques (notes de frais, voyages essentiels, vidéo-conférence, flex ou share office, co-voiturage, auto-partage…).
Les professionnels du travel management exploitent dès aujourd’hui des qualités d’agilité et de force de proposition pour engager l’entreprise vers les solutions à moindre impact environnemental, de mobilité douce : avion vert, budget mobilité personnalisé, forfait mobilité, nouvelle hiérarchisation des paramètres de distance-motif-fréquence, externalisation croissante des achats (BTO business travel outsourcing).
