Missions et activités - Acheteur public F/H
Missions principales
Traitement du besoin - préparation de la procédure de consultation
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Définir le besoin avec le donneur d’ordres, formaliser les spécifications fonctionnelles et techniques dans le cahier des charges.
- Hiérarchiser les critères de sélection des fournisseurs, établir les objectifs maximaux et minimaux de prix, volume, délai, qualité.
- Identifier le marché répondant au cahier des charges, estimer le montant de sa valeur, choisir la procédure de marché à appliquer.
- Déterminer les conditions contractuelles, la stratégie de mise en concurrence, l’argumentaire de négociation avec les points négociables.
- Déterminer les supports de sourcing (recherche et sollicitation des fournisseurs) : base interne, panel (fournisseurs référencés), centrale d’achats, plateformes, portails.
Lancement et pilotage de la consultation des fournisseurs
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Constituer et envoyer aux fournisseurs le dossier de consultation des entreprises DCE.
- Cibler et lancer les actions de sourcing, demander des devis, réceptionner les dossiers de candidature.
- Sélectionner et évaluer ces dossiers sur les paramètres majeurs : capacité économique et financière, performance technique, position sur le marché.
- Entreprendre une veille permanente juridique et de son marché.
Négociation commerciale et contractualisation
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Analyser et approfondir les offres des fournisseurs par des entretiens.
- Négocier les conditions commerciales : prix, qualité, délai de livraison, conditions de paiement.
- Notifier le marché au titulaire, informer les fournisseurs non retenus.
- Rédiger ou faire valider le bon de commande ou l’accord-cadre, envoyer les pièces de marché (acte d’engagement, avenants, actes spéciaux, …).
Suivi administratif de l’exécution du marché
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Contrôler la bonne exécution de la commande, le respect du cahier des charges et des clauses contractuelles, régler les litiges.
- Effectuer le suivi budgétaire, vérifier la facturation et les règlements en lien avec la Comptabilité.
- Assurer le reporting de son activité auprès de sa direction et de la direction métier.
- Réaliser une revue annuelle des fournisseurs, actualiser les référencements dans le panel, requalifier leurs performances.
Activités éventuelles
- Participer, parallèlement à son activité, à des groupes de réflexion, à des projets de développement.
- Réaliser des études de son marché, établir des statistiques.
- Contribuer à l'élaboration et à la diffusion interne d'une culture et d'une stratégie achats.
Variabilité des missions
Ce métier comporte une variété d’activités selon la nature et la taille des 3 fonctions publiques : services de l’État et leurs établissements publics, établissements hospitaliers, collectivités territoriales.
- Les marchés publics sont classés en 3 catégories : fournitures, services, travaux. Ils peuvent être fermes (exécutés de façon certaine), ou fractionnés (concédés par un accord-cadre, pendant une période donnée, pour des prestations déterminées).
- Les procédures de marché dépendent de la catégorie et de la valeur du marché relative aux seuils européens. Jusqu’à 40 000€ HT, la procédure peut être négociée, sans publicité (sans « avis d'appel public à la concurrence ») ni mise en concurrence. Elle peut aussi être « adaptée » par l’Acheteur qui définit librement les modalités de passation et d’attribution, dans le cadre d’un MAPA marché à procédure adaptée, ouvert aux TPE/PME. Au-delà de ce seuil, la procédure de consultation est encadrée par le Code de la commande publique, formalisée, dématérialisée. Elle s’applique sous 4 formes : en appel d’offres (ouvert ou restreint), en adjudication, en « dialogue compétitif » avec des fournisseurs invités, en cas de « circonstances exceptionnelles ».
- Au sein d'une grande structure, l’acheteur gère souvent une famille d'achats et s’appuie sur un soutien administratif et juridique. Selon la maturité de la structure achats, l'usage de l'Internet (enchères en ligne, outils d'e-procurement) est plus ou moins en phase de développement. Le volume des budgets et des marchés gérés génère souvent des consultations lourdes en termes de temps et de nombre de décideurs internes.
Une structure plus petite emploie généralement une personne aux achats, chargée de gérer les commandes avec une équipe administrative. - Dans un établissement hospitalier, l’acheteur doit particulièrement tenir compte des contraintes de qualité. Il collabore avec des experts (médecins, juristes) et des prescripteurs internes (personnel de soins) pour définir les cahiers des charges et choisir les fournisseurs.
Une collectivité territoriale tend à privilégier le caractère local dans l’acte d’achat, pour la sélection des fournisseurs.
Dans tous les cas, une forte vigilance est portée aux questions juridiques et budgétaires, faisant de l'acheteur public un véritable technicien capable d’appliquer des procédures complexes.
Rattachement hiérarchique
- Directeur général des services F/H
- Directeur des finances F/H
- Directeur des affaires juridiques F/H
- Directeur des moyens/services généraux F/H
- Responsable pôle Commande publique F/H
- Chef des services des marchés F/H
Contexte et facteurs d'évolution du métier
- Une stricte conformité juridique impose à ce métier le respect des trois fondamentaux du code de la commande publique encadrant le processus de consultation : liberté d’accès à celle-ci, égalité de traitement des candidats fournisseurs, transparence des procédures.
Ces dernières s’inscrivent dans un formalisme rédactionnel, dans la définition et le choix des termes juridiques, en particulier dans le dossier de consultation dont les pièces documentent un marché. Un marché est une opération contractualisée liant une demande et des offres. - Une exigence croissante de performance : l’acheteur public dispose d’outils empruntés au secteur privé (matrice SWOT, benchmark, classement scoring des fournisseurs) visant à améliorer la satisfaction des donneurs d’ordres et la qualité des fournisseurs, à réduire les coûts et maîtriser les risques juridiques.
- Des achats responsables : les arbitrages de l’acheteur public contribuent à la protection de l’environnement (matières premières, emballages, services), à réaliser des économies « intelligentes », sobres en énergie et en ressources. Dès la définition du besoin, il/elle doit intégrer, dans les spécifications techniques, des objectifs de développement durable dans leurs dimensions économique, sociale et environnementale.
- Les fournisseurs, des ressources clés : dans un contexte de tension sur certains marchés (énergie, composants électroniques, matières premières) qui fragilise les approvisionnements, les entreprises veillent à reconsidérer leurs liens avec les fournisseurs, dans le cadre de relations partenariales et collaboratives via un système interconnecté de données. Les consultations sont diffusées sur des plateformes d’appels d’offres : journaux officiels (BOAMP, JOUE), sites concentrateurs (e-marchespublics, PLACE, achatpublic.com, etc), sites Internet des mairies, associations, départements, ou de GIE, presse quotidienne régionale.
- Une professionnalisation croissante du métier : un référentiel européen de compétences dans la passation de marchés publics accompagne le projet de transformation numérique de la commande publique TNCP. La dématérialisation de la chaîne de la commande publique va simplifier les procédures internes.
Le marché public innovant promu par le législateur vise à développer un dispositif de partenariat avec des entreprises innovantes et des startups.
L’acheteur public possède désormais des compétences plurielles : savoir négocier par voie numérique, gérer simultanément différents dossiers et procédures complexes, faire face à de nombreuses sollicitations, appliquer le droit avec pertinence.
