Missions et activités - Acheteur de prestations intellectuelles F/H
Missions principales
Analyse du besoin de prestation
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Appréhender la stratégie du département achats en liaison avec sa hiérarchie.
- Analyser le besoin auprès du donneur d’ordres : attentes, enjeux, objectifs, risques potentiels, historique de sa demande.
- Co-rédiger le cahier des charges, clarifier les spécifications, co-déterminer le budget prévisionnel.
- Définir la procédure de consultation des fournisseurs, les critères de leur sélection (homologations, performance technique, délai de livraison, santé économique).
- Effectuer une veille réglementaire, technique, concurrentielle, fournisseurs et des évolutions pouvant impacter le projet, en lien avec les directions métiers concernées.
Recherche des prestataires sourcing et pré-qualification
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Rechercher les fournisseurs de son marché, exploiter la base interne, auditer de nouveaux candidats, demander des devis chiffrés des RFQ request for quotation.
- Chiffrer la performance financière attendue : le coût global d’achat TCO total cost of ownership.
- Comparer la performance des prestataires, les mettre en concurrence selon le cahier des charges : compréhension de la prestation demandée, expériences, références clients, santé financière.
- Constituer un panel de fournisseurs short listés.
- Rédiger la documentation destinée aux prestataires, lancer la procédure de consultation.
Négociation et contractualisation de la commande
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Négocier sur les points critiques pour le donneur d’ordres (spécifications fonctionnelles et techniques, durée de la prestation, droits de propriété intellectuelle.
- Négocier les clauses contractuelles : délai de paiement et de livraison, garantie et modalités de résiliation.
- Rédiger, avec le service juridique, le contrat d’acquisition, signifier l’attribution du marché.
Suivi contractuel, opérationnel et financier de la prestation
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Suivre l’avancement de l’intervention, la qualité des livrables, régler les litiges (non-conformité contractuelle).
- Évaluer la satisfaction du donneur d’ordres et la performance opérationnelle du prestataire, remonter les informations, participer à l’amélioration continue du processus achat.
- Assurer le reporting et le suivi budgétaire (factures, règlements).
- Mettre à jour les tableaux de bord (indicateurs de performance KPI key performance indicators), les données transactions et fournisseurs dans l’ERP achats.
Activités éventuelles
- Piloter de façon opérationnelle (logistique, communication interne) la mise en place des prestations. Il agit alors tel un chef projet fonctionnel, relayant la maîtrise d'ouvrage (donneur d’ordres) et la maîtrise d'œuvre (prestataire).
- Réaliser des études de marché fournisseurs et produits pour proposer des solutions innovantes.
Variabilité des missions
La variabilité des activités dépend principalement du type de prestations acquises.
- Les prestations informatiques peuvent faire l'objet de volumes d’achat importants et coûteux (développement de logiciels, services numériques, infogérance). Un rattachement à la DSI confère à l'acheteur.se une responsabilité sur tout le cycle d'achat.
- Les prestations métiers (audit, consulting, coaching, recrutement, formation, ingénierie, certification, etc) : émanant des directions prescriptrices, (DG, production, DSI, RH, finance, marketing, communication, juridique), celles-ci se chargent généralement de la sélection finale et du suivi des prestataires.
- Les prestations indirectes peuvent être gérées directement par un.e acheteur.se hors-production, au sein d’un service achats centralisé où celu.lei-ci côtoie des acheteurs production.
L'achat de prestations intellectuelles peut être assuré en partie par un.e assistant.e achats.
Il donne lieu à différents types de contrats (intérim, sous-traitance, indépendant, portage, freelance, régie ou forfait, accord-cadre), générant des livrables.
Rattachemenent hiérarchique
- Directeur des achats F/H
- Chef de groupe achats F/H
- Responsable des achats hors-production F/H
- Responsable catégorie services support F/H
Contexte et facteurs d'évolution du métier
- Les prestations intellectuelles répondent aux besoins internes de l’entreprise en compétences hautement qualifiées. Favorisée par l’essor des métiers en auto-entreprise qui se pose avec de plus en plus d'acuité, leur augmentation, notamment dans les métiers informatiques, est liée aux chantiers de transformation numérique. Par ailleurs, leur progression dans la fonction R&D répond à différents projets ambitieux d’open (collaborative) innovation.
Après le développement d’un écosystème local, le métier se déploie à présent dans un cadre mondialisé dont la complexité nécessite une forte visibilité de la dépense et un pilotage opérationnel des prestataires. - La performance, un objectif majeur pour l’acheteur.se : à la qualité des prestations et des livrables qui doit améliorer l’expérience utilisateurs, s’ajoute une priorité de créer de la valeur en interne et de rationnaliser la dépense pour un « juste besoin » (TCO).
La performance des prestataires fait partie du deal, cautionnée par les recommandations de prescripteurs clés, la labellisation RFAR Relations Fournisseurs et Achats Responsables, la mise en œuvre d’un écosystème KYS know your suppliers. - La digitalisation du processus d’achat participe à cet effort de performance, pour collecter et centraliser des données, grâce à Excel qui demeure encore l’outil privilégié. Avec le développement du processus P2P purchase to pay visant à automatiser la chaîne des achats, de la commande au règlement, les activités de l’acheteur.se tendent à évoluer peu à peu. Plus visibles, plus flexibles, elles s’ouvrent sur une externalisation de certaines tâches, le travail à distance (en « remote »), le recrutement de prestataires via des plateformes freelance.
- Le risque juridique dans la gestion des prestations exige une vigilance particulière sur plusieurs points : propriété intellectuelle, fraude au travail dissimulé, délit de marchandage (prêt de main-d’œuvre en sous-traitance). S’agissant des prestations informatiques, la protection des données (gestion des identités et des authentifications) constitue une problématique sensible, face à l’absence d’un DPO délégué à la protection des données.
