Missions et activités - Assistant achats F/H
Missions principales
Préparation des projets d’achat
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Assister les acheteurs auprès des donneurs d’ordres internes, sur l’ensemble du processus achats.
- Participer au recueil des besoins, à la mise en forme des cahiers des charges destinés aux fournisseurs, au choix des outils de sourcing (recherche et sélection des fournisseurs).
- Préparer la phase de négociation de l’équipe : documenter des dossiers fournisseurs, relever des éléments d’argumentaire ou de vigilance.
- Rédiger les comptes rendus des réunions de son équipe, optimiser les plannings d’achats.
Participation aux relations commerciales avec les fournisseurs
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Participer au sourcing : lancer des consultations, demander des devis détaillés et chiffrés (RFQ request for quotation), exploiter et comparer les offres en liaison avec les acheteurs.
- Traiter et saisir les tarifs : vérifier leur cohérence, actualiser les conditions contractuelles.
- Apporter un soutien ponctuel à certains fournisseurs, détecter des risques d’incidents.
Gestion administrative des commandes
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Contrôler les paramètres d’approvisionnement (niveau des stocks avant commande, délai et conformité des livraisons en qualité et en volume) et de logistique (coûts et nature des transports).
- Émettre les bons de commande, vérifier leur signature en termes de délai.
- Gérer et contrôler les bons de réception et de livraison, les factures et les règlements.
Reporting et saisie des dossiers fournisseurs
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Produire et mettre à jour les reporting et les tableaux de bord des activités.
- Actualiser la base interne de données dédiées aux transactions, fournisseurs, sous-traitants, prestataires, produits.
- Effectuer l’analyse des achats, opérer leur classification par famille et la mise à jour.
- Élaborer des statistiques pour préparer les analyses par les acheteurs des performances achats.
Activités éventuelles
- Évaluer les besoins en achat pour certaines familles de produits.
- Rédiger des contrats cadres annuels négociés par l’équipe.
- Réaliser ponctuellement des études sur son marché sur une catégorie de produits.
- Rechercher, analyser, formaliser des données de veille de marché et concurrentielle (produits, fournisseurs, clients, prospects) et les évolutions.
Variabilité des missions
Les activités de l’assistant achats sont liées à son positionnement dans l'entreprise.
- Assistant un acheteur, il peut gérer un portefeuille d'achats non stratégiques ou indirects (non productifs, de frais généraux), sur un secteur géographique : sourcing, négociation, voire gestion d’un budget. Il s’agit généralement d’un acheteur junior, de niveau bac + 4/5, à position cadre.
- Rattaché auservice Achats, il exerce en soutien à l’équipe, intervient de façon transverse sur des problématiques achats. Mener ponctuellement des négociations ne représente pas son cœur de métier.
Ses activités dépendent également du portefeuille de l’acheteur ou de l’équipe Achats.
- Assistant un acheteur public : les procédures étant réglementées et complexes, il doit veiller à appliquer le code de la commande publique et le droit des marchés publics, formaliser avec minutie les dossiers ou documents de consultations des entreprises (DCE) destinés aux fournisseurs.
- S’il assiste un acheteur dans le secteur marchand (privé) : le sourcing des fournisseurs se réfère prioritairement à la classification interne des achats.
- Le statut de cadre n’est pas systématiquement attribué.
Rattachement hiérarchique
- Acheteur généraliste F/H
- Acheteur projets, prestations intellectuelles, industriel, BTP, public F/H
- Acheteur central F/H
- Chef de produits F/H
- Chef de groupe/Responsable pôle achats F/H
- Chef service Achats Approvisionnements F/H
- Directeur régional des achats F/H
Contexte et facteurs d'évolution du métier
- Doté d’une double compétence, en gestion administrative principalement, et relation commerciale, l’assistant achats assure un rôle primordial dans la gestion des commandes et des dossiers fournisseurs. De plus, il contribue à maintenir de bonnes relations avec ces derniers.
Sa position en amont du processus achats lui permet d’interagir aussi avec les différents métiers, notamment la comptabilité. Dans un objectif de performance globale, il veille particulièrement aux questions de logistique (transports) et d’approvisionnement (gestion des stocks). - Sa maîtrise des outils de sourcing prépare avantageusement les tâches de l’acheteur/acheteuse.
Le e-sourcing implique un savoir-faire dans l’utilisation d’Internet et des moteurs de recherche, sur des plateformes dédiées (enchères en ligne, places de marché, catalogues électroniques).
Les consultations externes de fournisseurs font appel à des sources multiples : appel d’offres (pour un achat nouveau ou important en terme économique ou stratégique), catalogues (pour un petit marché), annuaires spécialisés, réseaux professionnels.
Les consultations internes s’appuient sur une base de données de fournisseurs référencés par l’entreprise, sélectionnés par catégorie d’achats (panel), parfois présentés par des prescripteurs. - La classification des achats, une tâche à fort enjeu, facilitée par la dématérialisation des documents : pour optimiser les coûts, l’assistant analyse les achats référencés, les classe par un système de codage en 3 catégories ABC : A pour les références de fournisseurs importants, à fort impact économique, B pour celles qui génèrent des gains significatifs mais sont moins prioritaires, C pour celles, généralement nombreuses, mais sans intérêt stratégique et à faible impact financier. L’analyse ABC permet de différencier les dépenses et d’éviter des coûts cachés.
- Le reporting et le suivi des activités représentent une part essentielle dans les tâches de l’assistant achats. Ils visent à préparer l’analyse, par les acheteurs et les directions, des indicateurs de performance et à l’amélioration du processus achats, en termes de qualité, coût, délai.
La pratique de l’outil informatique, du Pack Office (Excel niveau avancé) et d’un ERP de gestion des achats s’avère indispensable.
