Missions et activités - Responsable services généraux F/H
Missions principales
Garantie de la sécurité des biens et des personnes dans l’entreprise
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Veiller à l’application des règles d’hygiène, d’entretien et de sécurité dans le respect des exigences en matière de responsabilité sociétale et de développement durable.
- Assurer la veille technologique et réglementaire sur les installations et les bâtiments, élaborer les procédures et fiches de prescriptions techniques.
- Planifier et encadrer les interventions d’installation, d’aménagement, de maintenance et de surveillance (outils informatiques, climatisation, photocopieurs…).
- Définir et optimiser les plans de maintenance des équipements (électriques, CVC [chauffage, ventilation, climatisation]…), contrôler les équipements et les locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur et garantissent la sécurité des personnes et des biens.
- Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d’évacuation, alarmes incendie, formations incendie…).
- Contrôler les habilitations des collaborateurs et leurs droits d’accès.
Optimisation de la gestion et de l’utilisation des infrastructures ainsi que des outils de travail adaptés aux collaborateurs
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Préparer les équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux collaborateurs (matériel informatique, codes d’accès…).
- Organiser et superviser les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail ainsi que les différents événements au sein de l’entreprise.
- Gérer l’approvisionnement et les stocks nécessaires à chaque collaborateur (mobilier, équipement informatique, automobiles…).
- Assurer le suivi de la maintenance et de l’entretien des locaux, être responsable des travaux et de la négociation des contrats tout en respectant les réglementations en vigueur (nettoyage, courrier, reprographie, coursiers, accueil…).
- Assurer la bonne adaptation et la bonne compréhension des équipements techniques auprès des utilisateurs et services de l’entreprise.
Optimisation des infrastructures de l’entreprise en fonction des contraintes budgétaires
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Identifier les stratégies techniques et budgétaires.
- Participer à l’élaboration du plan de maintenance de l’établissement.
- Élaborer des tableaux de bord concernant l’activité de l’entreprise (suivi budgétaire et financier).
- Optimiser les espaces, les déplacements et les moyens de l’établissement.
- Assurer une veille technologique et réglementaire relative au secteur de l’entreprise.
Management de l’équipe moyens généraux
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Allouer et organiser les ressources (humaines et opérationnelles) nécessaires en fonction des besoins des différents services.
- Élaborer les procédures de fonctionnement du service.
- Animer des réunions de travail en tant que manager, et maintenir une cohésion d’équipe.
- Définir les formations et accompagner la montée en compétences de son équipe et faire évoluer les collaborateurs.
- Recruter et évaluer le personnel (entretiens professionnels, d’évaluation, de formation…).
- Réaliser un reporting de ses activités ainsi que des activités de son équipe.
Activités éventuelles
- Assurer la gestion d’un parc automobile ou informatique (ordinateurs et téléphones de fonction…).
- Veiller à la conformité légale des sites dont il/elle a la charge et établir les budgets de fonctionnement et d’investissement dans un souci de maîtrise des coûts en disposant d’outils de pilotage précis, afin de contrôler et suivre les consommations des sites et des usages des infrastructures.
- Participer à la politique d’achats de l’entreprise, accompagner la passation des marchés publics et assurer le suivi des contrats, les piloter et les optimiser.
- Assurer l’interface avec le service paie à propos des congés, des tickets-restaurants, des présences/absences, des remboursements des frais de transport…
- Gérer la restauration de l’établissement et encadrer les équipes de restauration.
Variabilité des missions
L’influence et les missions du/de la responsable des services généraux diffèrent grandement selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise dans laquelle il/elle travaille.
Dans une petite structure, dans laquelle les équipements et l’importance du patrimoine sont parfois limités, il/elle exercera des activités plus polyvalentes et pourra être directement rattaché(e) à la direction générale de l’entreprise.
Dans une structure plus importante, dans laquelle il existe davantage de services (dédiés à la paie par exemple), le/la responsable des services généraux aura davantage de responsabilités et de personnes à encadrer.
Ce métier existe dans tous les secteurs d’activité (commerce, industrie, construction, santé…). Les missions confiées au/à la responsable des services généraux évoluent et nécessitent des qualités d’adaptation ; dans le secteur d’activité du nucléaire, il/elle devra par exemple respecter des normes de sécurité strictes et différentes de celles des autres secteurs d’activité.
Rattachement hiérarchique
- Directeur général/directrice générale
- Directeur·financier/directrice financière
- DAF
- Directeur/directrice des ressources humaines (DRH)
Contexte et facteurs d'évolution du métier
La qualité de vie au travail est un sujet de plus en plus présent et important dans les entreprises aujourd’hui. L’optimisation des budgets, l’augmentation de la qualité de service interne, le bien-être de ses salariés et le développement de façon efficace de ses actifs sont des enjeux désormais stratégiques pour les entreprises. Parallèlement au développement des nouveaux modes de travail, elles désirent mettre en place des habitudes, des rythmes et des technologies nouvelles, tout en respectant les exigences sociales et législatives, ainsi que les bonnes pratiques environnementales.
Les services généraux ont ainsi évolué de métiers d’intendance vers des métiers à fortes responsabilités faisant appel à des compétences variées. Le/la responsable des services généraux se trouve en effet au cœur de ces enjeux et la plupart de ses activités y sont associées. On attend ainsi qu’il/elle soit force de proposition et contribue à mettre en place des axes d’amélioration en matière de qualité de vie au travail et d’efficacité de l’ensemble du personnel, tout en réduisant les coûts.
Outre les activités plus techniques dont il/elle a la charge, le/la responsable des services généraux devra également réfléchir à donner du sens au travail de ses collaborateurs, mais aussi de la souplesse dans les horaires et dans les lieux de travail, de l’autonomie et de la flexibilité aux salariés (avec notamment le travail à distance).
L’évolution régulière des dispositions légales en matière d’hygiène et de sécurité ainsi que des réglementations environnementales oblige le/la responsable des services généraux à faire évoluer sans cesse ses compétences. Il en est de même avec la complexification technique des installations (comme l’automatisation) et la diversité des services proposés (conciergerie, crèche d’entreprise…).
