Activités
Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
Communication
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
- Réaliser un suivi administratif du personnel.
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
- Suivre les procédures d’appels d’offres.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
Les activités de l’assistant/assistante de direction peuvent varier selon :
La taille de l’entreprise
Dans les grandes entreprises, l’assistant/assistante de direction peut être amené(e) à encadrer l’activité d’une équipe d’assistants/assistantes.
La fonction
Les tâches attribuées à l’assistant/assistante de direction varient selon leur fonction. Il/elle peut se spécialiser dans un domaine spécifique (RH, juridique, logistique, import/export, bancassurance…). La profession évolue et les entreprises recherchent des profils de candidats dotés de nouvelles compétences, notamment en matière de reporting d’activité ou de gestion des coûts dans le secteur des frais généraux.
Le niveau du responsable
Plus le niveau du responsable accompagné est élevé et plus l’assistant/assistante de direction détient de responsabilités.
Le statut de cadre n’est pas systématiquement attribué.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- P-DG (président-directeur général/présidente-directrice générale)/DG (directeur général/directrice générale)
- Directeur commercial, marketing, communication, administratif, financier…/directrice commerciale, marketing, communication, administrative, financière…
- Directeur régional, international/directrice régionale, internationale
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
L’essor des nouvelles technologies rend les dirigeants de plus en plus autonomes, ce qui impacte le rôle des assistants/assistantes de direction. La nature de leurs tâches évolue. Ils/elles sont ainsi amené(e)s à gérer de manière autonome des activités supplémentaires, à valeur ajoutée (comptabilité, ressources humaines, services généraux). L’assistant/assistante de direction ne se charge plus seulement de la gestion administrative. Il/elle s’oriente vers l’opérationnel et doit désormais apporter des solutions, gérer des projets, assurer un investissement plus important dans le suivi des dossiers et prendre des décisions. Par ailleurs, ce métier continue d’évoluer à travers l’acquisition nécessaire de nouvelles compétences comme la maîtrise des nouveaux moyens de communication et notamment celle des réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook, Twitter.
Initialement originaire des pays de l’Europe du Nord, le métier d’office manager est apparu ces dernières années et commence à se développer en France. Avec des missions et des responsabilités plus étendues, l’office manager combine les tâches dévolues à un/une assistant/assistante de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif et/ou événementiel et/ou comptabilité. C’est surtout dans les TPE, les PME et les PMI que l’on trouve des postes d’office manager, travaillant essentiellement à l’international, souvent filiales françaises de groupes ou d’associations internationales.
