Missions et activités - Responsable administratif et financier F/H
Missions principales
Management hiérarchique et transversal
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Organiser et répartir les tâches de ses collaborateurs, spécialisés dans leurs domaines respectifs : comptabilité et finance, administration, ressources humaines et système d’information.
- Définir leurs objectifs, évaluer leur performance, accompagner leur montée en compétences.
- Garantir la conformité légale, fiscale et réglementaire de l’ensemble des processus.
- Coordonner des projets transversaux : formalisation des bonnes pratiques, mise à jour du référentiel comptable, amélioration de l’outil informatique.
Suivi comptable et financier
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Définir la politique financière, notamment la politique de crédit (recouvrement des créances), contrôler la conformité aux règles comptables légales et internes.
- Suivre au quotidien les flux de trésorerie, analyser les écarts eu égard aux prévisions, mettre à jour les prévisionnels de trésorerie, superviser le processus d’encaissement (clients) et de décaissement (fournisseurs), élaborer les plans de financement des investissements, gérer le patrimoine immobilier et mobilier, assurer les relations avec les établissements bancaires (placements).
- Piloter la performance des services : établir les tableaux de bord, suivre périodiquement les indicateurs, analyser les écarts mensuels, participer à la préparation et l’élaboration des budgets prévisionnels, suivre leurs évolutions.
- Participer à la préparation des situations comptables et clôtures de comptes, à l’établissement des états financiers et de leur consolidation, aux déclarations fiscales.
- Superviser l’information financière et sa communication aux partenaires extérieurs.
Coordination des tâches administratives
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Définir la politique RH, animer le dialogue avec les IRP (instances représentatives du personnel), en liaison avec son hiérarchique.
- Assurer les relations avec l’administration fiscale et les experts (avocat, commissaire aux comptes, expert-comptable, auditeur), les procédures de contentieux, superviser la gestion des services généraux (hygiène, sécurité, travaux neufs, assurances, fournitures, équipements, contrats prestataires).
- Superviser la gestion RH : paies et indicateurs RH, recrutement, plan de formation, entretiens annuels, absences, contrats de travail, déclarations sociales et autres obligations, communication interne et externe.
- Superviser le service informatique : définir les ressources et les besoins, piloter les projets d’implémentation (ERP) et de déploiement.
- Préparer les réunions de la direction, établir les procès-verbaux.
Pilotage : conseil et appui technique
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Rendre compte périodiquement des besoins en fonds de roulement auprès de la direction.
- Superviser les budgets prévisionnels de la direction, préconiser des solutions stratégiques.
- Élaborer des recommandations à la direction sur ses stratégies financières et aux managers opérationnels sur les processus budgétaires, sur des solutions opérationnelles.
- Conduire des missions ponctuelles d’analyse des coûts et d’audit interne.
Activités éventuelles
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Participer aux réunions du comité de direction.
- Mener des entretiens annuels.
- Assurer le contrôle de gestion industriel ou y participer.
- Superviser des missions d’audit interne.
- Réaliser des simulations stratégiques et budgétaires (projets d’investissement).
Variabilité des missions
La taille, l’organisation de l’entreprise et le niveau d’autonomie accordé déterminent le périmètre opérationnel de cette fonction. Les contours de cette fonction sont particulièrement variables, comme l’atteste la multiplicité de ses intitulés. L’exercice des tâches les plus stratégiques par le/la responsable administratif(ve) et financier(ère) est complété par sa supervision de la plupart des autres, assurées par son équipe.
Conseil auprès des dirigeants, il/elle intervient pour toutes les questions touchant aux services fonctionnels. Ceux-ci se réservent les activités commerciales et/ou industrielles qui constituent le cœur de métier de l’entreprise.
Rattachement hiérarchique
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Directeur/directrice de l’établissement
- Secrétaire général/secrétaire générale
- Président-directeur général/présidente-directrice générale
- Dirigeant/dirigeante de l’entreprise
Contexte et facteurs d'évolution du métier
Généralement rattaché(e) à la direction générale de l’entreprise, il/elle fait fréquemment partie du comité de direction. En développement, sa fonction est souvent pourvue par voie interne. Elle est de plus en plus sollicitée pour des missions de management de transition, en conduite du changement.
Une information financière de qualité, exploitée grâce à l’ensemble des données livrées par des outils de pilotage, lui permet d’éclairer la planification budgétaire et d’orienter des stratégies pertinentes.
Ses activités à forte valeur ajoutée exigent des compétences renforcées : le traitement automatisé ou robotisé des big data (données de masse) favorise d’une part le conseil à la direction et aux opérationnels. Cette activité implique une forte proximité avec les opérationnels, une appropriation de leurs métiers, de solides connaissances économiques, sociales et juridiques. D’autre part, le contrôle interne, démarche de gestion du risque, vise l’efficience des opérations par la mise en œuvre des processus (métiers et budgétaires), la fiabilité de l’information économique et la sécurité financière.
En parallèle, il/elle pilote fréquemment l’externalisation progressive des activités de gestion comptable : elle est confiée à des professionnels, cabinet d’expertise comptable, centre de services partagés, prestataire spécialisée (paie).
