Activités
Administration du personnel (ADP) de l’entrée à la sortie du salarié
- Gérer les temps de travail (modulation) du personnel, les congés et les absences (maladie, accidents du travail…), et assurer la mise à jour du logiciel de gestion de temps.
- Assurer les relations avec les instances légales et les organismes de santé pour les diverses déclarations et démarches à effectuer (assurance maladie, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, Urssaf, caisses de retraite, Pôle emploi…).
- Participer aux échanges avec les instances représentatives du personnel (IRP) : CSE et partenaires sociaux, en apportant ses compétences juridiques pour les CSE et en préparant les réunions CSE (centralisation des points, convocations, rédaction des ordres du jour et transmission des éléments aux élus).
- Effectuer un suivi administratif des obligations liées aux IRP, organiser les élections des délégués du personnel.
- Assurer l’interface avec les salariés pour les questions relatives à leurs droits et obligations.
- Accompagner les managers et les conseiller.
- Traiter le courrier administratif (démissions, attestations, traitement de mesures disciplinaires, procédures de licenciement…).
- Rédiger des notes RH : comptes rendus de réunions, notes administratives.
Optimisation des outils de la fonction RH
- Concevoir et actualiser les supports de suivi et de gestion (mise en place et mises à jour des outils de travail RH et de paie [SIRH]).
- Participer à l’élaboration des dossiers liés aux obligations de l’entreprise (bilan social, rapport formation égalité hommes/femmes, accords seniors…) et participer à l’établissement du bilan social et des tableaux de bord de l’entreprise.
- Réaliser une veille juridique et sociale RH.
Gestion de paie
- Saisir les éléments variables de la paie : titres de transport, frais de repas, acomptes, absences, etc.
- Établir les bulletins de paie (si la paie est réalisée en interne).
- Suivre la gestion externalisée des bulletins de paie, centraliser les plannings de travail et transmettre les éléments variables au gestionnaire de paie (si la paie est externalisée).
- Mettre en place des indicateurs et données statistiques à destination des opérationnels.
Organisation, suivi des recrutements et intégration des salariés
- Recenser les besoins en recrutement.
- Rédiger les profils de postes et les offres d’emploi.
- Assurer la diffusion des offres en interne et en externe.
- Présélectionner les candidatures (réception, tri et sélection des CV).
- Établir un planning d’entretiens et organiser les rendez-vous de recrutement.
- Préparer les documents administratifs d’embauche d’un salarié : promesses d’embauche, DPAE (déclaration préalable à l’embauche), contrats de travail, avenants, visites médicales, mutuelle….
- Organiser l’intégration d’un nouveau salarié (définition du process d’intégration et accueil) en présentant l’entreprise au nouveau recruté (collègues, règlement intérieur, fonctionnement global et différents services…).
- Prendre en charge le suivi des périodes d’essai.
Gestion de la mobilité et de carrière
- Administrer des dossiers individuels des salariés (notes des nouveaux éléments survenant au cours de leur carrière : promotions, accidents de travail, sanctions…).
- Suivre les campagnes des différents entretiens (annuels/professionnels)
- Procéder à des études concernant le personnel (évolution de carrière ou de salaire).
- Suivre les actions de mobilité ou de reclassement.
- S’occuper du suivi des dossiers de prévoyance sociale et de retraite.
Formation
- Recueillir et formaliser les besoins en formation du personnel.
- Établir et suivre les plans de développement des compétences pour les salariés et constituer les dossiers de financement.
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Coordonner l’activité d’une équipe.
- Assurer la rédaction juridique de certains accords tels que la participation et l’intéressement des salariés.
- Avoir la responsabilité complète de certains recrutements, notamment pour des postes non cadres.
- Être en charge de la relation écoles/universités et participer à des salons pour présenter son entreprise à de futurs candidats.
- Assurer le suivi administratif des stagiaires (convention, dossiers…).
- Réaliser des présentations lors de réunions internes à l’entreprise.
- Mettre en place des actions de communication interne (assurant la bonne circulation de l’information au sein de l’entreprise), et élaborer des documents de communication interne.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
Les assistants/assistantes RH exercent leur fonction dans tous les secteurs d’activité, notamment dans les grandes entreprises, où les services RH sont plus étoffés. Ils/elles peuvent aussi exercer leur activité dans les cabinets de conseil, de recrutement ou d’externalisation et de sous-traitance de la paie.
Ses missions et ses responsabilités varient selon la taille de l’entreprise.
Plus la société est grande, plus il/elle sera spécialisé(e) (administration du personnel, paie, recrutement, formation…) et sera entouré(e) d’autres assistants, chacun en charge d’un domaine particulier.
L’assistant/assistante RH peut occuper des responsabilités beaucoup plus importantes dans les TPE/PME où il/elle couvre des fonctions à la fois plus larges et plus polyvalentes relatives aux ressources humaines.
Dans les groupes à dimension internationale ou dans un cabinet RH, la capacité de l’assistant/assistante RH à communiquer en anglais est indispensable.
L’attribution du statut de cadre n’est pas systématique.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Directeur général/directrice générale
- Responsable ou directeur/directrice des ressources humaines (DRH)
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
La transformation numérique a un impact sur les méthodes de travail et l’automatisation de certains services administratifs, notamment à travers le développement de SIRH et l’adaptation des collaborateurs à ces nouveaux outils. Le reporting se développe dans toutes les fonctions
RH : suivi, contrôle et élaboration de tableaux de bord, pour piloter l’activité, rendre compte.
Le contexte juridique en perpétuelle évolution (par exemple, du projet de réforme du Code du travail) oblige les RH à actualiser en permanence leurs connaissances. Dans un contexte économique exigeant et d’augmentation, voire de complexification de la réglementation, les exigences en droit social (droit du travail, droit de la sécurité sociale, etc.) s’accroissent.
