Missions et activités - Responsable administration du personnel F/H
Missions principales
Veille sur l’actualité sociale
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Exercer une veille sur l’ensemble des obligations légales liées à la gestion administrative du personnel, la paie, les obligations légales.
- Se tenir à l’écoute des grandes mutations touchant l’entreprise et son environnement : fusions, conjoncture économique, vente d’une activité...
- Mettre en œuvre les adaptations nécessaires : par exemple, élaborer ou faire évoluer les procédures internes : systèmes collectifs de rémunérations variables, règles d’utilisation des véhicules de fonction, remboursement des notes de frais, règles d’éthique...
Management et coordination de l’administration RH
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Superviser une équipe administrative et/ou de gestionnaires paie chargée de :
- Veiller au respect du code du travail et du règlement intérieur de l’entreprise (respect des horaires, tenue vestimentaire...).
- Appliquer la réglementation de la convention collective, des accords d’entreprise.
- Assurer et suivre l’ensemble des process de gestion des temps (absentéisme, présentéisme des salariés), gérer les incidences et les mesures disciplinaires.
- Assurer les relations avec les organismes sociaux : mutuelle, Urssaf, caisse primaire d’assurance maladie, médecine du travail, caisse d’assurance retraite et de la santé au travail...
- Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : établir les contrats de travail, avenants, soldes de tout compte, assurer les affiliations aux diverses caisses.
- Tenir à jour les dossiers administratifs de chaque salarié.
- Gérer la paie : préparer les éléments fixes (ancienneté, congés) et variables (intéressement, prime, heures supplémentaires, maladie, accident) de la paie, établir les déclarations obligatoires (Dadsu, formation, apprentissage, handicapés...), régler les cotisations sociales.
Conseil RH
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Dialoguer en permanence avec les salariés, les partenaires sociaux et les instances représentatives du personnel, répondre à leurs questions, participer aux chantiers RH, préparer les accords sociaux.
- Conseiller les managers (procédures disciplinaires, règles sur les heures supplémentaires, gestion des représentants du personnel...) et la direction (contraintes légales, adaptations aux nouvelles réglementations, support dans les relations avec les IRP...).
Reporting RH
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Élaborer l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel : absentéisme, masse salariale, congés, accidents du travail...
- Analyser les données recueillies.
- Faire remonter les données sociales au niveau du siège ou du comité de direction de l’entreprise.
- Établir le bilan social de l’entreprise.
Activités éventuelles
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Prise en charge de la logistique, des services généraux et toutes les problématiques liées à l’ergonomie, l’hygiène, la sécurité, les conditions de travail (stress, harcèlement, pénibilité).
- Animer le dialogue social avec les syndicats.
- Recruter certains types de profils comme des intérimaires.
Variabilité des missions
Selon la taille et l’organisation de l’entreprise, on peut distinguer plusieurs types de postes autour de cette fonction.
- Sur les sites de production ou au sein d’une PME-PMI, la fonction stratégique RH n’est souvent pas représentée par le DRH ou RRH. Le responsable administration du RH-paie, alors désigné comme responsable du personnel, coordonne toutes les problématiques RH inhérentes au site : relations sociales, paie, contentieux, gestion des effectifs, recrutement, formation, communication interne, projets transversaux (rémunérations, SIRH, mobilité...).
Il est en quelque sorte un DRH délégué très administratif exerçant sur un périmètre plus restreint en termes d’effectifs. Il s’appuie généralement sur des équipes administratives qui l’épaulent dans la gestion quotidienne du personnel.
- Au sein des filiales, la fonction stratégie RH est souvent représentée par un RRH, voire un DRH. Dans ce cas, on trouve une organisation bicéphale : le responsable de l’administration du personnel coordonne l’ensemble des équipes en charge de la paie, des congés, de l’absentéisme... tandis que son homologue orienté stratégie RH va piloter le recrutement, la formation et les relations avec les partenaires sociaux.
- Au niveau du siège, le responsable de l'administration RH et de la paie peut piloter des équipes très importantes en charge de la gestion quotidienne des effectifs. Son rôle se concentre alors davantage sur le suivi des différents indicateurs qui lui parviennent, ainsi que sur le lien avec le comité de direction et sur l’évolution du système d’information RH dont il est l’un des premiers utilisateurs.
En l’absence d’une fonction dédiée aux rémunérations et avantages, il gère tout ou partie des questions liées à la politique de rémunération.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, la gestion de la paie et une partie de l’administration RH (déclarations et cotisations sociales) peuvent être externalisées à des prestataires spécialisés. Au sein des grandes structures, elles sont souvent regroupées en centres de services dédiés.
Rattachement hiérarchique
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Directeur des ressources humaines F/H
- Responsable des ressources humaines F/H
- Directeur administratif et financier F/H
- Directeur de site F/H
- Directeur général F/H
Contexte et facteurs d'évolution du métier
La complexification de la réglementation sociale l’oblige à entreprendre une veille juridique permanente et parfois avoir recours à un conseil juridique externe.
Le développement des outils SIRH a fait évoluer le métier : il se renforce dans la gestion des temps et activités (GTA) et de la paie. Sur ces questions, il est associé aux projets d’optimisation des process relatifs à cette question ou encadre une équipe spécialisée. La généralisation du travail hybride l’amène à consacrer une partie de son activité sur les nouvelles problématiques rencontrées par les managers.
Le traitement de la paie et de la GTA est de plus en plus fréquemment assuré, pour tout ou partie, par des sous-traitants extérieurs.
La nécessité de réduire les coûts entraîne le regroupement de ces activités dans des centres de services partagés (CSP). Les opérations sont ainsi mutualisées au service de plusieurs entités. Il en prend souvent la direction quand il possède des compétences commerciales, en tant que prestataire interne.
En lien avec la traçabilité demandée par les directions, le responsable de l’administration RH participe aux chantiers visant le renforcement des procédures, des outils de reporting et de consolidation des données sociales (tableaux de bord, bilan social, budget masse salariale, gestion analytique...).
