Missions et activités - Gestionnaire de paie F/H
Missions principales
Élaboration des fiches de paie
- Préparer les bulletins de paie en collectant et en analysant toutes les informations nécessaires (temps de travail, congés payés, RTT, heures supplémentaires, primes, taxes, cotisations, maladie, augmentation, acomptes, titres-restaurant, etc.).
- Contrôler et effectuer la saisie des données relatives à l’élaboration des bulletins de paie dans un logiciel de paie (ERP [Enterprise Resource Planning]).
- Éditer les feuilles de paie, dans le respect de la réglementation du travail, de la législation, et de la politique RH de l’entreprise.
- Gérer la mise à jour des paramétrages du logiciel de paie.
Déclarations sociales et relations avec les organismes sociaux
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Établir les déclarations fiscales et sociales de l’entreprise (cotisations salariales et patronales, Urssaf, caisses de retraite, mutuelle, prévoyance).
- Assurer et entretenir les relations avec les organismes sociaux.
- Établir la DSN (déclaration sociale nominative) (gestion mensuelle et transmission des données de l’entreprise pour déclarer et payer les cotisations aux organismes sociaux).
Gestion administrative du personnel
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S’assurer de l’application du droit social et du droit du travail (rémunération, durée de travail, congés, conventions collectives…).
- Gérer les formalités d’embauche (DPAE [déclaration préalable à l’embauche], élaboration des fiches de poste, rédaction des contrats de travail) et de départ des salariés (rupture, calcul des indemnités et solde de tout compte, portabilité).
- Participer aux activités d’administration du personnel (par exemple : suivi des absences ou des congés, avenants contrats de travail).
- Élaborer des documents de synthèse : tableaux de bord, masse salariale, entrées et/ou sorties.
- Établir les attestions courantes (certificat de travail, arrêt de travail, attestation Pôle emploi…)
- Établir le bilan social (pour entreprises de plus de 300 salariés).
- Effectuer les travaux postpaie (archivage, paiement des charges sociales…).
Communication, information et conseil juridique
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Communiquer et répondre aux questions des salariés en matière de paie (explication des éléments du bulletin de salaire, congés, charges sociales…).
- Répondre aux questions juridiques des employés et des managers en matière de droit social, de procédures juridiques liées à la paie (rédaction de contrats, licenciements…).
- Assurer une veille juridique et sociale (conventions collectives, décisions de justice prud’homale ou de la Cour de cassation).
Activités éventuelles
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Assurer des missions sur des dossiers transverses (suivi de dossiers maladie, prévoyance…).
- Gérer les visites médicales des salariés.
Variabilités des missions
Le ou la gestionnaire de paie se retrouve dans différents types de structures publiques ou privées, dès lors qu’elles possèdent des salariés.
Ses missions peuvent varier en fonction de la nature de la structure et du contexte dans lequel il évolue.
- Au sein d’une grande entreprise, il s’agit d’un poste à part entière où il/elle s’occupe du traitement de la paie de bout en bout. Il/elle peut prendre en charge un portefeuille composé d’une masse importante de bulletins de salaire dans un environnement multisite et multiconvention.
- Dans les petites et moyennes entreprises, la gestion de la paie est souvent confiée à un prestataire extérieur, société d’externalisation ou expert-comptable. Ceci leur garantit la conformité légale avec des experts qui maîtrisent la réglementation et savent l’appliquer pour respecter le droit du travail. Dans ce cas, le rôle du/de la gestionnaire de paie consiste essentiellement à collecter et transmettre l’ensemble des éléments variables nécessaires à l’élaboration des bulletins de salaire. Ce travail peut être effectué par un(e) chargé(e) de l’administration du personnel dont l’activité « paie » ne représente qu’une partie de l’activité.
- Le ou la gestionnaire peut aussi exercer au sein d’un cabinet d’expertise comptable. Ses compétences sont alors plus étendues car il/elle doit s’adapter à la diversité des clients (secteurs d’activité différents, effectifs de paie variables, réglementations spécifiques selon le domaine de conventions collectives concerné, types de contrats diversifiés).
- Enfin, certains gestionnaires de paie travaillent via des sociétés d’intérim spécialisées sur les métiers de paie.
L’attribution du statut de cadre n’est pas systématique.
Rattachement hiérarchique
- Responsable/directeur/directrice du pôle ou de paie
- Responsable des ressources humaines
- Responsable de l’administration du personnel
- Directeur/directrice de la comptabilité (en cabinet comptable)
Contexte et facteurs d'évolution du métier
Le métier de gestionnaire de paie a évolué ces dernières années avec le développement des SIRH, l’automatisation des calculs de paie et les changements constants de la législation sociale.
Sous l’effet de la transformation digitale, le/la gestionnaire de paie saisit de moins en moins de données et son rôle s’oriente de plus en plus vers l’analyse et le contrôle de fichiers générés par le SIRH, la mise en place de modélisations intégrant les obligations légales et les règles d’entreprise.
Par ailleurs, son périmètre d’intervention s’est élargi. Si le métier comprend une dimension technique de plus en plus importante et complexe autour de la paie, il touche également le droit du travail, les ressources humaines, la gestion sociale et la comptabilité.
La fiche de poste du/de la gestionnaire de paie évolue et s’enrichit. La fonction implique le développement de nouveaux « savoir-faire relationnels » dans le cadre de son activité. Le/la gestionnaire de paie doit gérer les échanges avec les salariés et les managers concernant l’explication du bulletin de salaire, les informations sociales et les questions juridiques. Il/elle devient le/la garant/garante de la compréhension des processus de paie dans l’entreprise et assure des missions de conseil aux directions opérationnelles.
Le métier de gestionnaire de paie, à forte technicité, est soumis à des évolutions successives au gré des nouvelles réglementations sociales, ce qui nécessite une adaptation permanente pour faire évoluer ses connaissances.
Son activité implique un surcroît d’activité à chaque fin de mois, ce qui lui demande d’absorber de gros volumes de travail de manière périodique et répétitive.
