Missions et activités - Chef de projet en organisation F/H
Missions principales
Analyse de l’existant (pré-études)
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À la demande d’un responsable de service ou d’une entité, analyser l’organisation existante ainsi que le besoin de son interlocuteur.
- Faire une veille concurrentielle sur les modalités d’organisation pratiquées dans le secteur et veiller à anticiper les évolutions.
- Réaliser des études d’opportunité en analysant l’ensemble des composantes (notamment en termes de risque et de conformité) et fonctions impliquées dans le projet ainsi que les contraintes imposées par la réglementation.
- Évaluer le budget, les ressources disponibles ainsi que le planning de réalisation et les négocier avec le responsable commanditaire du projet.
Réalisation des diagnostics organisationnels
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Appuyer et conseiller les directions (siège et réseau) dans leur choix d’organisation.
- Réaliser des études d’impact organisationnel suite aux évolutions réglementaires ou aux rapports d’audit ou sur des sujets transverses (dans des domaines tels que les circuits d’information, les organigrammes, l’harmonisation des procédures, des postes de travail, l’implantation des locaux, l’externalisation ou la délocalisation d’activités, les effets des nouvelles technologies sur les conditions de travail et les qualifications…).
- Analyser les méthodes, circuits, procédures, outils… concourant au fonctionnement de l’entreprise.
- Étudier les possibilités d’automatisation de certaines opérations.
- Étudier l’intégration des applications et outils technologiques dans les processus de fonctionnement de l’entreprise.
- Mener des réunions et des entretiens avec différents membres des équipes de manière à étayer les éléments de diagnostic.
- Faire valider les options retenues par les directions concernées et par les responsables en charge des risques opérationnels.
Gestion des projets de refonte d’organisation
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Élaborer de nouveaux schémas d’organisation et évaluer les conséquences sur l’organisation en place.
- Chiffrer l’impact des changements proposés.
- Faire des recommandations et rédiger un rapport destiné au responsable de service.
- Définir les phases du projet et répartir les missions entre les différents organisateurs (internes et/ou prestataires).
- Planifier les réunions et participer au choix des interlocuteurs.
- Conduire des chantiers visant à optimiser les processus, les filières et les pratiques (réorganisation d’unités, projets de mise en place de nouveaux outils…).
- Suivre les plannings et le budget ainsi que le bon déroulement des différentes phases du projet.
- Préconiser des actions de formation.
Animation du changement
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Suivre la mise en place concrète des changements.
- Participer aux opérations de communication interne sur le projet.
- Animer des réunions d’information et des formations.
- Suivre le bon déroulement des actions de formation.
- Valider la bonne réalisation des changements (y compris matériels ou architecturaux comme l’ergonomie des locaux ou l’organisation de nouveaux postes de travail) et proposer éventuellement des améliorations.
Management des équipes d’organisateurs
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Assurer le management hiérarchique de son équipe : objectifs, congés, entretiens annuels, besoins de formation…
- Suivre le planning de réalisation des missions de ses collaborateurs.
- Suivre le budget alloué.
- Participer au choix et à l’évaluation des sous-traitants.
Activités éventuelles
Management de la qualité
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Optimiser le système de management de la qualité.
- Être en appui sur les projets de certifications.
- Concevoir et mettre en place une démarche lean.
Système d’information et data management
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Optimiser la gestion des données (data management).
- Contribuer au déploiement des systèmes d’information supports à l’organisation (ERP, GPAO, GAD).
- Concevoir et optimiser les outils d’aide à la décision.
- Travailler en étroite collaboration avec les différents métiers de l’entreprise, en particulier les équipes IT, pour faire évoluer les procédures, les interfaces et outils.
Supply chain
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Mettre en place des fonctions d’approvisionnements et d’achats.
- Organiser et optimiser les flux logistiques.
Variabilité des missions
L’activité du/de la chef/cheffe de projet en organisation peut varier selon :
- Le type de structure
En société de conseil, le/la chef/cheffe de projet intervient chez le client du fait de son expertise sur la problématique rencontrée ; en tant que manager de projets, il/elle n’a pas en principe de fonction hiérarchique, alors que dans une entreprise, il/elle encadre les organisateurs de son équipe.
- La spécialisation et le rattachement hiérarchique
Selon l’organisation retenue, cette fonction peut dépendre de la direction informatique, être une composante de la maîtrise d’ouvrage au sein des différents métiers ou être une entité indépendante. Le périmètre d’intervention peut être alors différent : centré sur les aspects systèmes d’information, les processus métiers, ou intégrer les problématiques transverses et les enjeux stratégiques. Lorsque les chefs/cheffes de projet en organisation sont rattaché(e)s à la direction informatique ou à la maîtrise d’ouvrage, leurs missions sont centrées sur les processus et ils/elles peuvent participer aux réflexions sur l’ergonomie du système informatique.
- La taille des équipes et la complexité des projets
Lorsque les projets sont d’envergure réduite, le/le chef/cheffe de projet peut réaliser lui-même/elle-même des missions d’investigation et/ou de diagnostic, alors que sur des projets de taille importante sa fonction est davantage centrée sur la gestion du projet, l’animation des réunions et la négociation avec les responsables opérationnels concernés. Sur des projets complexes, son rôle est également de choisir les organisateurs les plus spécialisés dans la problématique à aborder.
- La composition des équipes
Dans des structures où l’appel à la sous-traitance est fréquent, le/la chef/cheffe de projet en organisation peut intervenir avec le service achats pour sélectionner les cabinets de conseil, il/elle participe à la rédaction et au dépouillement de l’appel d’offres, reçoit et choisit les prestataires
Rattachement hiérarchique
- Directeur/directrice de l’organisation
- Directeur/directrice des processus métiers
- Directeur/directrice de la maîtrise d’ouvrage et de l’organisation
- DSIO (directeur/directrice des systèmes d’information et de l’organisation)
Contexte et facteurs d'évolution du métier
La nécessité d’optimiser les processus et de ne pas se limiter aux seuls processus informatisés a permis à la « fonction organisation » de prendre dans certaines structures son indépendance par rapport à l’informatique et la maîtrise d’ouvrage et de revêtir un rôle plus stratégique.
Dans une optique d’optimisation de la fonction, certaines sociétés ont choisi de faire fonctionner cette entité comme un cabinet de conseil interne, imposant ainsi aux services demandeurs de mieux évaluer leurs attentes.
Par ailleurs, les enjeux actuels des entreprises les poussent à renforcer la prise en compte des problématiques organisationnelles (évolution des canaux de distribution, outils d’aide à la vente, refonte des processus transversaux, organisation de la prise en charge de la clientèle…). Enfin, dans le contexte de restructuration de certaines entités et de maîtrise des coûts, les changements peuvent nécessiter un fort besoin d’accompagnement des équipes
