Missions et activités - Gestionnaire administration des ventes F/H
Missions principales
Gestion et suivi des commandes
- S’assurer de la prise en compte effective et de l’enregistrement des commandes, et garantir leur expédition et leur livraison auprès du client
- Remonter régulièrement les informations liées aux ventes à sa hiérarchie via des indicateurs adaptés.
- Gérer les stocks en anticipant et en planifiant la demande.
- Encadrer l’approvisionnement en nouveaux produits et services (dans les différents points de vente par exemple).
Coordination des différents acteurs internes et externes
- Faciliter les relations entre les différents prestataires et services internes afin d’assurer la bonne réalisation des ventes (transporteurs, commerciaux…).
- Maintenir le lien entre l’équipe commerciale et les fonctions support.
- Gérer les relations quotidiennes avec les clients de l’organisation (appels, e-mails, rencontres…) ainsi qu’avec les différents fournisseurs impliqués, comme les entreprises de livraison.
- Travailler en relation étroite avec les divers services de l’entreprise (achat, comptabilité, logistique, finance, commercial, informatique…).
- Organiser des séminaires, ateliers ou autres manifestations regroupant les prestataires et départements de l’entreprise.
Gestion administrative et facturation
- S’assurer de la bonne transmission des informations administratives relatives à la vente entre les parties prenantes.
- Garantir le respect des normes de qualité et de livraison, ainsi que du respect des processus et des bonnes pratiques, et ce dans toutes les étapes de la vente.
- Gérer la facturation, les avoirs clients ainsi que les impayés ou les litiges éventuels en réalisant des contrats de vente et documents export (comme les certificats d’origine).
- Réaliser des appels d’offres et négocier les conditions de vente avec les clients.
- Élaborer un cahier des charges relatif aux relations entre l’entreprise et les prestataires et fournisseurs.
Missions éventuelles
- Coordonner les actions des différentes équipes locales dans les entreprises implantées dans différents pays.
- Participer à des projets transverses en relation avec d’autres services, de manière à améliorer les produits et services de l’entreprise ou à faire évoluer la politique en matière de relation client.
Variabilité des activités
- En fonction de l’activité de l’entreprise, les contraintes associées au métier ne seront pas les mêmes. Pour une entreprise proposant des produits, la gestion de la logistique, des stocks, des processus administratifs ou des processus qualités sera davantage mise en avant. Pour une entreprise vendant des services, le suivi de l’activité des collaborateurs et la relation client seront plus importants.
- Le métier de gestionnaire ADV diffère aussi selon la taille de l’entreprise. Dans les structures de taille importante, le/la gestionnaire ADV doit composer avec les règles afférentes à son entreprise. La gestion des chiffres, le suivi, le reporting et le lien avec les autres entités de l’entreprise prennent alors une place importante. Dans les structures plus petites, le rôle du/de la gestionnaire ADV est plus polyvalent et opérationnel, il/elle prend en charge les aspects pratiques de l’enregistrement des commandes, de la facturation et du suivi individuel de chacune des commandes.
- L’attribution du statut de cadre n’est pas systématique.
Rattachement hiérarchique
- Responsable administration des ventes
- Responsable régional(e) ADV
- Directeur/directrice des ventes
- Responsable du service client
