Activités
Assistance auprès de la direction
- Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions.
- Préparer des dossiers permettant la prise de décision, réaliser des présentations.
- Assurer l’interface entre la direction et les opérationnels : organiser, planifier, contrôler leurs activités en fonction des objectifs définis.
- Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux collaborateurs.
- Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs.
- Exercer un rôle de veille et d’alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant l’entreprise.
Gestion administrative et des ressources humaines
- Administrer le personnel : absences, congés, départs, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, notes de frais, dossiers collaborateurs.
- Gérer les services généraux : assurances, sécurité, entretien, fournitures.
- Assurer le suivi des stocks et la logistique (approvisionnements, expéditions, livraisons).
Gestion comptable et financière
- Suivre le budget et la comptabilité (facturation clients, règlement fournisseurs), saisir les écritures comptables.
- Analyser et suivre la trésorerie, gérer des dossiers de financement, rechercher et proposer des solutions de gain et d’économie.
- Gérer les relations avec les banques, les services fiscaux, les organismes sociaux.
Gestion commerciale
- Renseigner et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients.
- Enregistrer et suivre les commandes, les en-cours, les crédits clients, effectuer les relances, veiller au recouvrement des impayés.
- Gérer les fournisseurs et les sous-traitants : suivre les contrats, régler et saisir les factures, négocier les tarifs.
- Établir des statistiques de vente, effectuer le reporting.
- Participer aux actions de communication externe de promotion des produits (présence aux salons professionnels).
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Prospecter des clients potentiels au téléphone.
- Participer à l’élaboration et au lancement d’actions marketing de l’entreprise.
- Gérer des dossiers complexes (assurance sinistre).
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
Plus la structure est petite, plus l’assistant/assistante de gestion est polyvalent(e) et assure principalement des activités d’exécution.
Le périmètre de ses activités et le champ de délégation dépendent aussi de la culture de l’entreprise et du niveau d’autonomie accordée.
Dans une TPE (tous secteurs d’activité), il/elle intervient sur toutes les problématiques de l’entreprise. Il/elle est sollicité(e) sur tous les fronts.
Dans une PME-PMI, il/elle est généralement rattaché(e) à un chef de service/département (administratif, commercial, comptable…). Il/elle peut alors se spécialiser dans un domaine particulier.
Dans l’industrie et dans le bâtiment et les travaux publics (où existe une demande soutenue), ses compétences couvrent les questions techniques : renseigner le client, établir des devis, répondre aux appels d’offres, coordonner l’avancement des chantiers, participer à la démarche qualité.
L’attribution du statut de cadre n’est pas systématique.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Dirigeants/dirigeantes d’entreprise
- Chef/cheffe de service/département
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
Cette fonction a été amenée à évoluer du fait de nouvelles formes d’organisation du travail : l’assistant/assistante de gestion tend à exercer une fonction multilatérale, au service de plusieurs managers, parfois dans un espace de travail partagé (coworking) ou nomade (flex office).
Ces évolutions ont amené une élévation du niveau de compétences requises : l’assistant/assistante de gestion veille à demeurer attentif(ve) aux évolutions de l’actualité géopolitique et réglementaire (normes, qualité, environnement, droit du travail, export), et participe à des projets transverses.
Notamment, la digitalisation de ses tâches l’amène à devoir traiter avec pertinence la masse d’informations disponibles (big data et Internet) et lui permet de maintenir le lien social interne. Déchargées des tâches répétitives désormais automatisées, ses activités gagnent en valeur ajoutée : interface et support aux opérationnels (informations juridiques et métier, procédures, qualité), relations avec des partenaires extérieurs.
Les activités liées à la comptabilité et à la trésorerie, voire au support, à la prospection et au suivi commercial, se développent et gagnent en complexité. En même temps, l’usage des nouvelles technologies réclame plus de vigilance dans le traitement des commandes et des contrats du fait de la généralisation de la signature électronique pour éviter les risques de fraude.
