Missions et activités - Contract manager F/H
Missions principales
Initialisation du contrat – préparation du projet
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Proposer des solutions de montage contractuelles et des documents associés (accords de confidentialité, cotraitance, GME,…).
- Participer à la préparation d’une offre commerciale et à sa négociation.
- Assister le chef de projet dans l’analyse contractuelle du cahier des charges.
- Contrôler la cohérence de l’ensemble de la liasse contractuelle, entre le contrat et le projet, veiller à son équilibre économique.
- Identifier les risques du projet et proposer des mécanismes contractuels permettant d’en assurer la meilleure maîtrise possible.
- Participer à la rédaction et à la négociation du contrat final assorti de ses documents annexes. Assurer l’archivage du contrat et de ses évolutions pour tracer les négociations et les éventuelles concessions de chaque partie.
Exécution du contrat – lancement et réalisation du projet
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Vulgariser et rendre accessible à tous l’ensemble des éléments engageants.
- Participer à la gestion du projet dans son volet contractuel (aussi bien dans la relation avec le client, les partenaires, que dans la relation avec les sous-traitants) et dans les besoins d’interprétation des clauses du contrat.
- Assurer la contractualisation des engagements (contrat, avenants et appels d’offres, contrats avec les prestataires, archivage et suivi de la vie des contrats).
- Gérer et suivre l’administration contractuelle en support du projet (jalons, livrables, réceptions, paiements,…) et traiter les écarts contractuels (notifications, correspondances, analyses, variations).
- Alerter le chef de projet en cas de risques de non-conformité des prestations aux exigences contractuelles, de dérives en matière de profitabilité (surcoûts non contractualisés liés à divers événements : demandes supplémentaires client, risques sous-traitants, risques planning, impacts risques externes, etc.).
- Prendre en charge au plan contractuel les événements impactant le projet : non-respect des obligations contractuelles ; réclamation commerciale ; nouvelles exigences réglementaires…
- Préparer les éléments documentaires pour soutenir une réclamation, un précontentieux, voire un contentieux.
- Participer, le cas échéant, aux réunions internes ou externes le nécessitant, soit en préparation de négociations ou de l’établissement d’avenants au contrat en cours.
Clôture du contrat (closure) ou son renouvellement
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Anticiper puis mettre en œuvre la procédure de clôture/renouvellement.
- Soutenir contractuellement dans les limites prévues au contrat l’activité après-vente du projet (garanties, support).
- Participer à la préparation des documents prévus contractuellement pour la clôture du projet.
- Assurer l’archivage des documents contractuels du projet.
- Participer aux activités de retour d’expérience (lorsque pratiquées dans l’entreprise).
Variabilité des missions
- En entreprise et en fonction des activités de celle-ci : le titulaire du poste peut être responsable soit d’un seul grand contrat complexe, soit de l’ensemble des contrats liés à un même projet, soit encore d’un portefeuille de contrats sur différents projets ou clients.
- En cabinet conseil : il/elle accompagne généralement l’équipe en charge du projet dans l’analyse initiale et/ou le suivi contractuel et/ou les claims et/ou le contentieux.
- En indépendant : il/elle intervient fréquemment en management de transition (CDD), en tant qu’expert(e) pour une problématique identifiée (par exemple : gestion contractuelle des achats ou des sous-traitants).
Rattachement hiérarchique
- En entreprise
- Directeur/directrice de projet
- Directeur/directrice d’une unité opérationnelle hiérarchiquement et directeur juridique/financier/directrice juridique/financière fonctionnellement
- En cabinet de conseil
- Directeur/directrice de projet
Contexte et facteurs d'évolution du métier
Ce poste a une fonction de facilitation et de préservation des relations contractuelles et nécessite une sensibilité commerciale (liée à son origine anglo-saxonne) et opérationnelle par essence. En forte croissance en Europe, nouveau en France depuis la fin du XXe siècle au sein de grands groupes, il peut bousculer des habitudes de management (modifications des critères de performance ou KPI), de construction des offres ou de pilotage de projet et induire des évolutions dans les processus internes.
La gestion des risques et le respect des réglementations applicables sont au cœur du métier : la sécurité juridique et le retour sur investissement exigent des connaissances liées au domaine de pratique associées à des compétences de négociateur pour anticiper ou à défaut résoudre les conflits (règles QHSE, éthique du projet, défaillances contractuelles, dérives budgétaires et du périmètre, achats, malfaçons, retards de livraison, etc.). Le/la contract manager est toujours en veille pour anticiper et développer des opportunités et participer à une meilleure maîtrise des risques liés aux aléas d’un projet.
Différents acteurs dans l’entreprise interviennent durant tout le cycle contractuel : responsable d’offre, chef de projet, comité de pilotage, équipe projet, chargé d’affaires, acheteur, juriste, financier, commercial, ingénierie, technique, top management, etc. Les interlocuteurs externes regroupent les cocontractants et les prestataires (clients, financeurs, assureurs, fournisseurs, sous-traitants, experts externes).
Support opérationnel auprès de ces acteurs, le/la contract manager est en charge du pilotage du cycle entier de vie du contrat, sur le terrain, sur toute la durée du projet, parfois sur plusieurs années en faisant profiter ses interlocuteurs de sa vision transversale des leviers contractuels.
Les contrats, outils et méthodes : il existe des formes standardisées de contrats internationaux dans certains secteurs (FIDIC, NEC, PBC, marchés publics, IChemE, ou dans le domaine de la finance), tout autant que de contrats ad hoc proposés par les clients privés ou étatiques lors des consultations.
Quelques outils digitaux sont en voie de développement, les entreprises sont généralement dotées d’une contrathèque, d’un référentiel contractuel, de processus métiers et d’outils spécifiques (par exemple registres ou inventaires des différents risques à tracer), les bonnes pratiques mutualisées.
La méthode Agile en gestion de projet est de plus en plus privilégiée, pour une négociation collaborative qui vise la transparence et des obligations réciproques et équilibrées. Cela amène à de nouvelles tendances dans la gestion, voire la négociation, des contrats (contrats collaboratifs, participatifs, à responsabilité partagée…).
Grâce à de nouvelles solutions logicielles, l’automatisation progressive et partielle des contrats (chatbots, blockchain, smart contract) est appelée à faciliter la partie plus administrative du métier afin de laisser plus de place à l’analyse et l’anticipation et à une plus grande disponibilité du contract manager au profit des équipes avec lesquelles il/elle collabore.
