Activités
Secrétariat et tâches administratives
- Accueillir, renseigner les collaborateurs du service et de l’entreprise.
- Traiter les appels téléphoniques et le courrier en lien avec ses activités.
- Gérer les agendas ou les plannings du manager, les convocations aux réunions et assemblées, organiser ses déplacements.
- Élaborer, rédiger des documents : comptes rendus, notes de synthèse, procès-verbaux d’assemblée, rapports annuels, présentations professionnelles.
- Actualiser les bases de données du service.
Préparation et suivi des dossiers juridiques
- Rechercher, sélectionner les informations permettant les prises de décision et la mise en œuvre des formalités juridiques.
- Rassembler, classer les éléments constitutifs des dossiers (par exemple : dépôt de brevet, risque sanitaire, rupture de contrat de travail, modification de contrat commercial), archiver.
- Suivre les dossiers (cohérence, progression, conclusion), en référer aux intéressés.
Mise en œuvre des formalités et procédures
- Préparer la mise en forme des formalités administratives et des procédures juridiques.
- Assurer ou suivre ces formalités (par exemple : annonces légales, dépôts en ligne via Infogreffe).
- Assurer ou suivre les procédures juridiques (par exemple : recouvrement simplifié de petites créances, registres légaux).
- Rédiger certains actes juridiques.
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Assurer un assistanat partagé entre plusieurs managers ou juristes.
- Gérer leurs états de frais et factures.
- Gérer une documentation juridique (papier et numérique).
- Communiquer les données documentaires utiles.
- Rédiger ou modifier, sous le contrôle de juristes, certains actes juridiques, la newsletter juridique.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
Les activités de l’assistant/assistante juridique peuvent varier selon le domaine et la nature de l’employeur :
- En entreprise, il/elle sera chargé(e) de faire le lien avec les différents services internes et les auxiliaires de justice externes, de traiter des dossiers variés en droit privé et contentieux, voire de se spécialiser dans un domaine (droit social, contrats, consommation, propriété intellectuelle).
- Chez un auxiliaire de justice (avocat, notaire, huissier de justice, expert-comptable) il/elle aura pour mission d’accueillir, de renseigner le client, d’appliquer le droit des sociétés et fiscal, de rédiger les actes juridiques simples, d’initier des procédures judiciaires, de gérer les facturations et les frais professionnels.
- Dans le secteur public (statut contractuel ou fonctionnaire), il/elle sera amené(e) à traiter des questions de droit public, comme les marchés publics (contrat de PPP [partenariat public-privé]), l’environnement, l’urbanisme.
L’attribution du statut cadre n’est pas systématique.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Juriste
- Responsable juridique
- Responsable de pôle/service/département juridique
- Directeur/directrice juridique
- Avocat/avocate
- Huissier/huissière de justice
- Expert/experte-comptable
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
La digitalisation des outils juridiques et de l’organisation modifie les tâches de secrétariat : le recours aux plateformes juridiques, l’externalisation des tâches basiques de secrétariat au sein des centres de services partagés (CSP) recentrent les activités à forte valeur ajoutée.
Les entreprises tendent à recruter des assistants/assistantes juridiques familiarisé(e)s avec la mise en œuvre de formalités juridiques (par exemple le montage d’un dossier KYC [know your customer]) et de procédures judiciaires (par exemple les recours pour vice caché, licenciement abusif, arnaque).
Les auxiliaires de justice accordent une importance au front office : pour l’accueil du client qui s’accompagne souvent d’éclairages juridiques, il est demandé des compétences suffisantes en droit et en communication.
La collecte des données juridiques de masse (big data) s’inscrit dans une démarche responsable, dans le respect des bonnes pratiques et la prise en compte des risques juridiques.
Avec la mondialisation des échanges et l’évolution permanente de la loi, une veille juridique, relayée par les événements géopolitiques, se décline sur différents champs du droit : européen, affaires, environnement.
