Activités
Gestion des dossiers clients et prévention
- Créer les comptes clients : contrats, conditions générales de vente (CGV), données sur l’entreprise cliente.
- Analyser les différents éléments des dossiers, établir un diagnostic de la situation financière des clients débiteurs, permettant la prévention du risque de crédit.
- Définir leur niveau de solvabilité, alerter sur le risque de crédit (impayé durable, créance douteuse, litige, contentieux, dépassement de limite de crédit) pour adapter la négociation et envisager les actions de recouvrement pertinentes.
- Effectuer les relances préventives avant l’échéance de paiement et après le dépassement d’échéance.
Gestion du recouvrement amiable des créances
- Informer le client et proposer des solutions orientées vers le paiement.
- Négocier un recouvrement amiable : paiement différé ou échelonné avec échéancier.
- Veiller à préserver la relation client et l’image de l’entreprise.
- Gérer les litiges éventuels en liaison avec les équipes internes concernées.
- Suivre les opérations de recouvrement, l’évolution des résultats, les demandes clients.
Gestion du recouvrement en contentieux
- Déterminer les procédures judiciaires de recouvrement : injonction de payer, référé, assignation, saisie provision, saisie conservatoire.
- Préparer et suivre les dossiers de contentieux.
- Assurer les relations avec les auxiliaires de justice.
- Informer et/ou conseiller les interlocuteurs internes durant tout le processus.
- Piloter les prestataires externes.
Reporting et suivi comptable
- Assurer le reporting : synthèses d’activité, évolution de l’encours, analyse des résultats, revues de comptes.
- Renseigner la base interne de données clients (historique, état d’avancement des actions engagées, solde restant dû, âge de l’arriéré…).
- Suivre l’encaissement des créances, participer au lettrage des comptes, établir la balance âgée (document comptable analysant par client le montant des encaissements).
- Informer en permanence les équipes internes des services : vente, administration commerciale, finance, comptabilité clients, facturation, encaissement, litiges, juridique.
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Proposer des éléments de scoring interne (profilage détaillé des clients débiteurs).
- Participer, en back-up du crédit manager, à certaines clôtures comptables (intercos : rapprochement intragroupe d’opérations comptables).
- Gérer exclusivement les activités de : contentieux, recouvrement des crédits documentaires (import-export), relance téléphonique (après échec des procédures amiables), relance des grands comptes.
- Intervenir en amont et en aval du recouvrement amiable : cette activité peut être externalisée et confiée à des sociétés d’affacturage qui assurent le financement des créances cédées, la couverture en assurance-crédit et le recouvrement amiable des créances.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
Les activités varient selon la nature des clients : entreprises du privé, secteur public, parapublic. Il s’agit alors de relations B2B. Le B2C concerne la clientèle grand public, les particuliers. Les activités sont aussi liées à l’importance du portefeuille clients et des créances.
En B2B, le/la chargé/chargée de recouvrement a pour consigne de privilégier nettement la procédure de recouvrement amiable, inscrite dans un formalisme contractuel et une démarche individualisée. S’agissant du secteur public, les délais de paiement sont souvent plus longs ; il/elle doit intégrer cette donnée.
Pour la gestion des petites créances (B2C), il/elle applique un process défini sur des données statistiques et des approches systématiques. Certaines connaissances juridiques spécifiques sont à maîtriser (par exemple procédure de surendettement…).
À l’international, il/elle est en relation avec de nombreux interlocuteurs internes, notamment avec les responsables de BU (business unit) ou de filiale. Il/elle doit connaître des procédures spécifiques (injonction de payer européenne [IPE], par exemple) et, a minima, maîtriser la pratique de l’anglais.
L’attribution du statut cadre n’est pas systématique.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Crédit manager
- Responsable/superviseur recouvrement
- Responsable comptable clients – facturations
- Responsable contentieux
- Responsable juridique
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
Le métier du recouvrement comprend une palette de nouvelles compétences :
– une sensibilité commerciale : la négociation à l’étape du recouvrement amiable et sa personnalisation par le dialogue téléphonique, activités qualitatives, comportent une forte valeur ajoutée. Comme pour le commercial rétribué par une prime de recouvrement, le/la chargé/chargée de recouvrement a des objectifs : montant et délai d’encaissement, coût induit des actions engagées ;
– une démarche de rigueur : l’activité de recouvrement s’appuie sur un strict process interne qui privilégie la prévention « personnalisée » du risque client par le recouvrement amiable et la relance téléphonique. Le/la chargé/chargée de recouvrement veille à appliquer les bonnes pratiques, à respecter strictement les procédures précises, comme le nombre de relances, la marge autorisée de négociation, les délais d’échéances ;
– être acteur de la transformation digitale : le risque d’erreurs diminue avec l’automatisation des process à faible valeur ajoutée ou répétitifs : relances par courrier classique ou digital, facturation électronique. Le scoring renseigne sur le taux (rating) de solvabilité à travers des statistiques sur les paiements des clients et prospects. Il définit leur profilage à partir des données de la force de vente, de l’administration commerciale, de la comptabilité clients ou de données issues de prestataires extérieurs.
