Activités
Préparation de la rédaction des actes
- Recevoir, écouter le client, recueillir son besoin.
- Analyser la situation, répondre à son besoin.
- Expliquer, vulgariser les termes juridiques et les enjeux de l’acte.
- Conseiller le client, créer une relation durable avec lui.
Recherche et collecte des pièces administratives
- Effectuer des recherches d’informations et documentaires.
- Collecter les différentes pièces nécessaires à la constitution des dossiers.
- Exploiter les pièces (titre de propriété, inventaire…).
- Vérifier leur authenticité, leur validité.
Constitution et suivi des dossiers
- Déterminer les délais des procédures d’exécution.
- Suivre les dossiers de leur ouverture jusqu’à leur clôture.
- Inventorier, classer, archiver les documents juridiques et les pièces de référence.
Rédaction des actes et des contrats
- Soumettre l’acte ou le contrat au notaire, seul habilité à l’authentifier.
- Veiller au strict respect de la forme légale des documents qui engage la responsabilité du notaire.
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Contacter les interlocuteurs appropriés : organismes bancaires, organismes publics (service du cadastre…), agences immobilières, experts-comptables…
- Assurer la responsabilité de l’office (en tant que clerc principal ou premier clerc) et la gérer aux plans administratif, comptable et ressources humaines.
- Rédiger certains actes simples.
- Gérer le fichier Clients.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
- La localisation urbaine ou rurale et la taille de l’office déterminent l’étendue de ses activités eu égard à ses collègues. Dans un office urbain d’une certaine taille, le/la clerc de notaire peut gérer le patrimoine de la clientèle privée ou professionnelle.
- Sa polyvalence lui permet de traiter tous types de dossiers. Il/elle peut aussi choisir de se spécialiser dans un domaine du droit (immobilier, famille, affaires…).
- Son employeur peut être une organisation, liée au notariat (conseil supérieur, conseil régional, chambre départementale) ou non (centre de gestion agréé, service juridique d’une entreprise, collectivité territoriale, agence immobilière, promoteur immobilier, administrateur de biens).
L’attribution du statut de cadre n’est pas systématique.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Notaire libéral/libérale ou salarié/salariée
- Notaire(s) associé(s)
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
- Les différentes évolutions actuelles du droit et de la jurisprudence, notamment dans le droit de la famille, de l’environnement, imposent au/à la clerc de notaire d’être attentif(ve) à l’actualité juridique et d’assurer un certain niveau de veille.
- La transition numérique touche les métiers du notariat, notamment avec l’acte authentique électronique AAE autorisé depuis 2000. La blockchain notariale génère un gain de productivité, une traçabilité et une sécurisation des documents qui replacent la relation client au cœur du métier du/de la clerc. Un écosystème vertueux se met en place avec la Charte pour un développement éthique du numérique notarial (2018).
