Missions et activités - Documentaliste F/H
Missions principales
Gestion des ressources documentaires
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Assurer une veille documentaire sur le macro-environnement de l’entreprise : rechercher, analyser, diffuser des contenus.
- Gérer le fonds documentaire : enrichir, renouveler, cataloguer, indexer, stocker les ressources papier (revues, journaux, publications, rapports) et numériques.
- Négocier des acquisitions et des abonnements, des droits et des accès aux données (consortium, licence d’exploitation).
- Contrôler la qualité documentaire, le respect des normes en vigueur.
Recherche documentaire et analyse
- Assister des utilisateurs : aider dans la méthode de recherche, fournir un service adapté à une demande ou dans le cadre d’un projet.
- Définir une stratégie de recherche (sourcing) : sujet, type de travail, idées essentielles, mots clés, concepts (ou/or, et/and, parenthèses), ressources documentaires.
- Collecter des données, analyser leur fiabilité, valider leur pertinence, effectuer leur enregistrement.
- Rédiger et livrer des contenus de différents formats et supports : synthèses, dossiers thématiques, panoramas, revues de presse, bibliographies, guides, lettres d'information.
Gestion des ressources informationnelles
- Effectuer une veille stratégique sur le micro-environnement de l’entreprise, gérer le fonds informationnel existant.
- Réaliser un sourcing collaboratif interne : animer une communauté physique et virtuelle des professionnels.
- Identifier des acteurs internes associés : destinataires et utilisateurs finaux, sachants (opérationnels, experts, lecteurs, correcteurs).
- Exploiter les données des partenaires externes : organisations professionnelles, instances représentatives, institutions, centres de documentation spécialisés.
- Analyser la qualité des contenus, évaluer leur valeur stratégique, partager les connaissances.
Archivage du fonds documentaire et informationnel
- Collecter, classer, stocker le fonds sur des supports papier et dématérialisés.
- Numériser des documents physiques pour la base GED (gestion électronique des documents).
- Restaurer, détruire les contenus selon des paramètres : besoins opérationnels, critères juridiques (RGPD), normes métiers, procédures en vigueur.
- Veiller à l’intégrité du fonds, à sa traçabilité et son accessibilité.
Activités éventuelles
- Accompagner l’évolution des activités documentaires : mettre en place et administrer l’outil GED, gérer un portail web.
- Contribuer à une certification qualité (ISO 9001-2015) pour préparer l’implémentation d’une GED.
- Mener une enquête de besoin.
- Assurer un audit.
Variabilité des missions
- Le processus documentaire comprend 3 variables d’activités :
- Gérer une veille généralement centralisée et des supports majoritairement physiques : cette activité demeure d’actualité dans quelques organisations.
- Assurer une veille et un sourcing via des ressources documentaires mixtes (phase de transition vers le numérique).
- Utiliser l’outil GED dans le cadre d’un écosystème interopérable composé de logiciels collaboratifs.
Il existe différents métiers spécialisés, en essor :
- Le Bibliothécaire exerce principalement dans le secteur public et se consacre significativement à la gestion des collections (bibliographies, cotations).
- Le Knowledge manager met en place des méthodes pour mutualiser des connaissances micro-environnementales favorisant la prise de décision (intelligence économique).
- Le Document controller contrôle la qualité et la conformité documentaires, optimise les processus et les outils, apporte un appui méthodologique.
- Le Records manager organise et gère le patrimoine documentaire et informationnel (traçabilité, préservation, valorisation).
L’exercice en libéral tend à se développer, notamment pour accompagner l’utilisation éco-responsable des informations et leur structuration.
L’attribution su statut de cadre n’est pas systématique en début de carrière.
Rattachement hiérarchique
- Responsable Support-Contrôle projets F/H
- Responsable Documentation-Archives F/H
- Directeur des Ressources humaines-Moyens généraux F/H
Contexte et évolution du métier
- La GED, une dématérialisation du processus documentaire : avec cet outil, les documents physiques sont remplacés par des contenus d’informations pertinentes, qualifiées de connaissances. La GED fait évoluer les enjeux et les objectifs, les logiques managériales, les modes opératoires. Le documentaliste intervient en mode projet transverse et agile, au service d'utilisateurs distants, dans un environnement international. Il maîtrise l'utilisation des outils collaboratifs du web 3.0 aux multiples applications (réseaux sociaux, sémantique, ChatGPT, plateforme de veille (data platform), analyse automatisée, partage de contenus, archivage).
- Veille stratégique et intelligence économique : décentralisée, la gestion partagée des connaissances se développe au cœur d'un écosystème complexe, associant de multiples acteurs sollicités pour leurs compétences et savoir-faire métier. Elle vise à répondre aux objectifs économiques de l’entreprise, d’innovation et de performance dans tous les domaines : marketing (curation de contenus), commercial, réputationnel, technologique et scientifique, juridique et réglementaire, culturel et patrimonial.
- Les données, la composante clé du patrimoine informationnel de l’entreprise : associées aux métadonnées (données sur les données), elles constituent le cœur du métier, avec pour un enjeu majeur : identifier, vérifier (fact checking), structurer, gérer leur durée de vie. Face aux risques de désinformation (infox) et de trucages hyperréels (fake news, deep fakes), le documentaliste veille à s’assurer de la sécurité des données et de leur fiabilité.
- La judiciarisation du métier : ce risque exige de bonnes compétences juridiques pour gérer des droits (RGDP, propriété intellectuelle, Internet, audio-visuel, image, prêt, copie), garantir la conformité réglementaire, négocier des contrats.
