Activités
Veille et sélection des appels d’offres
- Anticiper les besoins des marchés correspondant aux activités de son entreprise.
- Consulter quotidiennement les sources de publication des appels d’offres privés et publics.
- Sélectionner et préqualifier les consultations : analyser les DCE aux plans quantitatif (montants des marchés, délais) et qualitatif (aspects juridique et technique).
- Assurer les relations avec les services impliqués : commercial, marketing, technique, administratif, juridique.
Réponse aux appels d’offres
- Préparer les argumentaires pour les dossiers qualifiés : identifier les éléments différenciants répondant aux problématiques des commanditaires.
- Rédiger la partie administrative des réponses aux appels d’offres, vérifier leur parfaite adéquation à l’ensemble des exigences du cahier des charges.
- Constituer et consolider les dossiers de candidature, les faire valider en interne.
- Suivre toutes les phases de la procédure jusqu’à la contractualisation.
Soumission des dossiers et suivi des marchés
- Vérifier la parfaite conformité des dossiers sur la forme, le fond, les délais impartis.
- Suivre les décisions d’adjudication, relancer les commanditaires, utiliser les recours éventuels.
- Gérer les contractualisations, les reconductions et prolongations de marché.
- Renseigner les tableaux de bord, intégrer les pièces contractuelles, techniques, budgétaires dans la base de données documentaires (GED [gestion électronique des documents]), participer aux retours d’expérience.
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Gérer la « sous-traitance » : sourcing, demandes de devis, déclarations légales, contrôle (planning, qualité d’exécution), facturation, suivi budgétaire, bilan financier.
- Passer une commande : à l’inverse de répondre aux appels d’offres, le chargé d’appels d’offres s’emploie à trouver des fournisseurs. Il collabore étroitement avec le commanditaire final dans l’entreprise. La procédure n’étant pas encadrée dans le secteur privé, il peut soit appliquer la procédure de droit commun des marchés publics (basée sur l’appel d’offres), soit une plus souple, en 5 étapes et sans obligation de publicité :
1) Élaborer le cahier des charges : préciser le besoin, clarifier les critères de sélection et de décision pour cibler des fournisseurs visés.
2) Établir le DCE : rédiger le cahier des charges fonctionnel (CDCF) et technique (CDCT), détaillant les enjeux de la consultation : qui, quoi, pourquoi, comment, quand. Le DCE peut être directement communiqué à des fournisseurs choisis ou être publié sur des supports (presse régionale, spécialisée, journaux digitaux d’annonces légales, plateformes de recherche). Au-delà de 90 000 € (montant estimé du marché), la diffusion de l’appel d’offres est obligatoire dans le BOAM (bulletin officiel des annonces de marchés publics).
3) Présélectionner les offres, après d’éventuelles demandes complémentaires : RFI (Request for Information) (précisions sur la prestation), RFP (request for proposal) (solutions techniques), RFQ (request for quotation) (chiffrage du tarif).
4) Négocier avec les fournisseurs finalistes, de vive voix éventuellement.
5) Contractualiser la commande, en y annexant les CDCF et CDCT validés.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
- Dans les entreprises de services du numérique : le/la chargé/chargée d’appels d’offres source, pour un client donneur d’ordre, des profils de consultants intervenant en sous-traitance, parfois en off-shore, souvent en free lance. Il/elle exploite le réseau professionnel de son entreprise et des places de marché spécialisées : il/elle publie une demande de devis, analyse les profils et les devis, négocie, contractualise. Le DCE est généralement rédigé par le client.
- Sur les marchés de recherche-développement et de sous-traitance industrielle, la gestion est généralement prise en charge directement par les commanditaires.
- L’activité peut varier selon la spécialisation du poste :
- Le gestionnaire de marchés publics qui exerce sa fonction dans la passation des marchés publics, principalement dans les collectivités territoriales, rarement dans la réponse aux appels d’offres.
- Le gestionnaire de formations et d’appels d’offres : il a une double compétence : expertise métier (ingénierie de la formation) et développement commercial.
- Le consultant en marchés publics : il conseille dans la gestion des appels d’offres publics (veille, détection, constitution des dossiers de candidature).
- L’attribution du statut de cadre n’est pas systématique.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Dirigeant/dirigeante de TPE/PME
- Responsable cellule/pôle Appels d’offres/Appels d’offres publics
- Responsable offres et prix
- Responsable estimations et devis
- Responsable service marchés/marchés publics (direction commerciale)
- Directeur/directrice marketing-communication
- Directeur/directrice agence commerciale ou filiale régionale
- Responsable du développement
- Responsable études et projets
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
- Un appel d’offres est une procédure courante dans les transactions en B2B, permettant à un acheteur de mettre en concurrence des fournisseurs. Depuis 2017, les marchés de services prédominent par rapport aux travaux et fournitures. Cette pratique traduit le poids des directions d’achat et de la concurrence.
- La forte progression des marchés publics (État, collectivités, hôpitaux, bailleurs sociaux, etc.) porte principalement sur les bâtiments, les transports-voirie, le logement, l’environnement. Régis par des règles spécifiques encadrées par le nouveau Code de la commande publique, les appels d’offres mettent l’accent sur la responsabilité sociale et environnementale des acheteurs publics, la priorité des solutions innovantes (qui dispensent du recours à l’appel d’offres), des partenariats d’innovation (qui financent les projets de recherche-développement et garantissent la commande de prototypes).
La puissance économique de la commande publique incite les entreprises à recruter des chargés/chargées d’appels d’offres spécialisé(e)s, familiarisé(e)s avec la complexité de la procédure de soumission et la gestion du dossier administratif : règlement de la consultation, acte d’engagement et ses annexes, CCAP (cahier des clauses administratives particulières), CCTP (cahier des clauses techniques particulières) ou CCP (cahier des clauses particulières), AE (acte d’engagement), devis, mémoire technique.
Dans les PME (99 % du tissu économique, 58 % des marchés publics en volume et 30 % en valeur), le/la chargé/chargée d’appels d’offres doit posséder une forte polyvalence, une culture commerciale et des qualités relationnelles pour travailler en mode projet (interface avec les clients, le service commercial, technique, administratif). - La dématérialisation des procédures de réponse aux marchés publics : depuis 2018, la réponse électronique aux marchés publics est obligatoire pour les marchés supérieurs à 25 000 € HT (sauf exception). Le/la chargé/chargée d’appels d’offres doit se créer un système de veille, sur des plateformes ciblées, comportant des critères pertinents de sélection et d’alerte.
- Le développement de clientèle : cet objectif majeur renforce sa collaboration avec le service commercial, généralement habilité à valider le cahier des charges des consultations. Sa performance est mesurée avec des KPI indicateurs de performance qu’il/elle doit renseigner : les données sur Excel avancé (tableaux croisés dynamiques, courbes d’évolution, graphiques d’analyse) permettent d’évaluer le taux de réussite sur différents critères et d’analyser les causes d’échec.
