Missions et activités - Chargé d'affaires dans la formation F/H
Missions principales
Prospection et développement de l’activité commerciale
- Détecter et conquérir des opportunités de marché en prospectant une nouvelle clientèle d’entreprise : prospection téléphonique, campagne e-mailing, prospection digitale, etc.
- Assurer la promotion des différentes offres de formation référencées dans le catalogue : développer la communication, participer aux forums, salons et journées portes ouvertes, mettre en place et animer des opérations commerciales, etc.
- Répondre aux appels d’offres, rédiger des propositions pédagogiques et commerciales, émettre des offres et devis personnalisés, répondre aux demandes d’informations des prospects et les orienter dans leur parcours de formation, etc.
- Participer à la négociation commerciale avec les clients et prospects pour trouver un accord final sur le contenu de la formation et le tarif de la prestation puis conclure la vente.
Gestion, suivi et fidélisation du portefeuille clients
- Identifier et analyser les besoins en prestations de formation des clients et proposer des solutions adaptées à leurs projets professionnels.
- Assurer le bon fonctionnement du portefeuille clients : accompagner et conseiller les clients dans leur plan de développement des compétences, s’assurer de leur satisfaction et garantir leur fidélisation.
- Accompagner les clients dans le montage de leurs dossiers de financement pour bénéficier des dispositifs de formation et assurer la coordination avec les organismes financeurs si besoin.
Élaboration et suivi des offres de formation commercialisées
- Concevoir une offre de formation sur mesure, adaptée aux besoins identifiés et aux contraintes des clients en collaboration avec l’équipe pédagogique, coordonner et échanger régulièrement avec les potentiels prestataires pour la création des contenus.
- Assurer la partie administrative et financière des actions de formation : établir la convention de formation, assurer le suivi et la conformité des dossiers.
- Assurer la partie logistique des dispositifs de formation inter- ou intra-entreprise : participer à l’organisation des sessions de formation en présentiel ou virtuelles (programmation, inscriptions et convocations, réservation des salles, plateforme pour e-learning), veiller au bon déroulement des sessions, etc.
- Piloter l’activité commerciale en effectuant un reporting régulier et en optimisant le budget (établissement de devis, négociation des tarifs avec les prestataires, gestion du budget).
- Participer à la démarche d’amélioration continue de l’offre de services en veillant notamment à l’obtention et au maintien des certifications (Qualiopi, Afnor) : analyser les appréciations et traiter les réclamations des clients, identifier les motifs d’insatisfaction et points d’amélioration.
Veille et développement du réseau professionnel
- Assurer une veille réglementaire sur la législation de la formation professionnelle et une veille concurrentielle.
- Identifier les évolutions des métiers et des compétences des branches professionnelles afin d’anticiper les besoins futurs de formation des entreprises.
- Développer son réseau professionnel et impulser une dynamique de partenariat avec les acteurs de l’emploi et de la formation (opérateurs de compétences [OPCO], ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion, Pôle emploi, Apec, acteurs locaux…).
Missions éventuelles
- Encadrer des chargés d’affaires juniors.
Variabilité des activités
Le métier de chargé/chargée d’affaires dans la formation s’exerce dans les organismes de formation ou bien, beaucoup plus rarement, dans le service formation d’une grande entreprise. Lorsque le/la chargé/chargée d’affaires exerce au sein d’un organisme de formation en tant que prestataire de services, il/elle est davantage polyvalent(e) et gère un portefeuille clients très diversifié pouvant être constitué d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs (PME, grands comptes, entreprises du secteur privé, établissements du secteur public…). À l’inverse, lorsqu’il/elle travaille pour le service formation d’une entreprise, sous l’autorité du responsable de formation, ses activités se concentrent sur les besoins en formations et compétences de leur seule entreprise, dans une direction formation fonctionnant en centre de service. Le/la chargé/chargée d’affaires doit alors avoir une connaissance approfondie des multiples et divers besoins existant au sein de son entreprise.
Il s’agit avant tout d’un métier de la fonction commerciale, complété par l’ingénierie de formation qui vise à concevoir et mettre en place les actions de formation en fonction des besoins recensés. Le niveau d’implication du/de la chargé/chargée d’affaires dans la création de contenus de formation peut toutefois varier selon les structures : dans une petite structure, le/la chargé/chargée d’affaires est plus polyvalent(e) et peut participer à l’ingénierie de formation tandis que dans une grande structure, sa fonction première est commerciale avec comme mission de recueillir et remonter les besoins des clients à l’équipe pédagogique en charge de l’ingénierie de formation. Dans une structure de taille importante, le/la chargé/chargée d’affaires dans la formation assure ainsi l’interface entre les différents services de l’entreprise (direction générale, achats et comptabilité, direction des systèmes d’information, production des offres de formation, logistique, etc.).
Les prestations de services développées et proposées par le/la chargé/chargée d’affaires peuvent être variées, allant de la formation classique au bilan de compétences, en passant par la validation des acquis de l’expérience (VAE).
Des déplacements peuvent être fréquemment requis.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Responsable formation
- Responsable pédagogique
- Directeur/directrice de l’organisme de formation
- Responsable commercial(e)/directeur commercial/directrice commerciale
Contexte et facteurs d’évolution du métier
Dans un environnement en perpétuelle mutation, la branche des organismes de formation a décidé de créer en 2017 le certificat de qualification professionnelle (CQP) « Conseiller commercial en formation ». Ce certificat permet ainsi de reconnaître et de valoriser la professionnalisation et le développement des compétences des personnes exerçant dans la branche. La modernisation des pratiques d’apprentissage et des outils numériques (e-learning sur plateforme digitalisée, classe virtuelle) et la digitalisation des méthodes de communication et de gestion de la relation client (intégration des réseaux sociaux) sont autant d’éléments qui transforment le métier de chargé/chargée d’affaires dans la formation, notamment en termes de méthodes de prospection commerciale. De plus, les transformations des métiers conduisent le/la chargé/chargée d’affaires à adopter une démarche prospective afin d’identifier les enjeux de la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) pour ses clients et/ou son entreprise.
Par ailleurs, la réforme de la formation professionnelle votée en 2018 impose que les organismes de formation souhaitant bénéficier d’un financement soient désormais certifiés par un organisme accrédité ou une instance de labellisation reconnue par France compétences selon des critères de qualité prédéfinis. Cette nouvelle réglementation de qualité a pour objectif de rendre les dispositifs de formation professionnelle plus efficaces et peut renforcer en parallèle l’engagement et l’implication du/de la chargé/chargée d’affaires dans la démarche d’amélioration continue mise en place au sein de la structure dans laquelle il exerce.
