Activités
Gestion de la relation client
- Assurer la qualité de la gestion, la stabilité et la pérennité des mandats de gestion de son portefeuille.
- Contribuer au développement de l’image du cabinet de gestion (et de l’activité syndic) qu’il représente.
- Proposer des prestations complémentaires.
- Informer les copropriétaires sur toutes les démarches entreprises pour le compte de l’immeuble.
- Conseiller les copropriétaires dans la maintenance et la valorisation de leur patrimoine et proposer des actions.
Gestion technique
- Assurer la maintenance technique et le suivi des réclamations courantes des copropriétaires, les visites des immeubles, les calendriers de l’exécution et des paiements des travaux, les relations et le suivi des prestataires de service (architectes, bureaux de contrôle, entreprises…).
- Définir et programmer les travaux de réfection, de réhabilitation ou d’aménagement à engager dans le cadre du budget courant ou à présenter à l’assemblée générale.
- Lancer les appels d’offres auprès des prestataires.
- Négocier et souscrire les contrats d’entretien pour le compte des propriétaires.
- Assurer le suivi des décisions des assemblées générales, en matière de travaux.
- Être le garant de l’exécution du règlement de copropriété et des décisions issues des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.
Gestion administrative, juridique et financière
- Assurer l’ensemble des tâches administratives, financières et comptables : établissement et contrôle des budgets, contrôle de la trésorerie des immeubles, vérification des comptes, mise en place et suivi des procédures de recouvrement.
- Prévoir et convoquer les assemblées générales et les conseils syndicaux, puis en assurer la conduite et en rédiger le compte-rendu.
- Faire prendre les décisions et les exécuter dans le cadre spécifique de la copropriété.
- Assurer le suivi de la trésorerie et de la comptabilité de la copropriété, répartition des charges, règlement des fournisseurs, en relation avec le comptable ou les responsables de copropriété.
- Déclarer les sinistres, suivre les dossiers et être en relation avec les assureurs.
- Assurer le suivi des contentieux.
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Réaliser le montage de dossiers de financement et de subventions (ANAH, ADEME…).
- Prendre en charge la gestion de personnel : gardiens, employés d’immeubles (si ce n’est pas un prestataire de service qui assure les prestations).
- Assurer le management d’une équipe et/ou le tutorat de gestionnaires juniors.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
Ses attributions varient en fonction de la nature du mandat confié et du type de patrimoine.
- Dans les logements, les interlocuteurs sont nombreux et les approches en général moins techniques.
- Dans les bureaux, les interlocuteurs sont davantage professionnels et soucieux de la qualité du service, ainsi que de la rentabilité.
- Dans les résidences de vacances, la gestion des « multipropriétés » peut être rendue plus délicate par le grand nombre d’interlocuteurs et le risque de dégradation du patrimoine.
- Quand il/elle a pour mandat la gestion de copropriétés dégradées et en difficulté, outre les missions classiques d’un syndic de copropriété, le principal de copropriété, ou syndic social, doit mettre en œuvre tous les moyens pour enrayer les processus de dégradation : identification des dysfonctionnements, définition d’un programme de réhabilitation, suivi personnalisé des propriétaires et des locataires, rétablissement de la gestion collective, maîtrise des charges…
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Directeur de copropriété F/H
- Directeur d’agence F/H
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
Hausse du coût des énergies, exigences de confort accrues, équipements de plus en plus sophistiqués, les charges de copropriété ont sensiblement augmenté au cours de ces dernières années. Avec la crise énergétique et l’importances des enjeux écologiques, la maîtrise des coûts et l’optimisation des dépenses deviennent des priorités. Les copropriétaires exigent davantage de réactivité, des contacts plus fréquents et une meilleure lisibilité de l’action du syndic ainsi qu’une totale transparence financière. Il y a aujourd’hui une nécessité d’une reconnaissance économique et sociale du métier, de son rôle et de la valeur ajoutée attendue des clients (copropriétaires) par rapport aux prestations fournies. Parallèlement, l’émergence des technologies et le développement des réseaux sociaux poussent les relations entre syndic et copropriétaires à se dématérialiser encore plus.
La transformation numérique a modifié les pratiques professionnelles, le développement de nouveaux outils : le paiement en ligne, l’intranet, qui permet aux gestionnaires de copropriétés de gérer un certain nombre de tâches à distance et la dématérialisation de documents de documents administratifs (PV, règlement de copropriété, convocations, etc.) et leur libère du temps pour d’autres tâches.
Le métier de gestionnaire de copropriété bien que polyvalent requiert des compétences techniques. C’est un.e gestionnaire mais aussi un.e communicant.e capable de conseiller et de rendre compte de son activité. La partie commerciale de l’activité prend en outre de plus en plus d’importance sur un marché tendu et concurrentiel entre syndics traditionnels, indépendants ou grands réseaux nationaux, néo syndics proposant une offre de services 100% en ligne ou hybride.
