Activités
Définition des caractéristiques de l’événement
- Organiser et animer des réunions afin d’identifier les souhaits et besoins de ses clients.
- Établir le cahier des charges et les objectifs de l’événement en interne ou avec son client, en accord avec la culture d’entreprise pour laquelle il travaille.
- Détailler et négocier le budget alloué à l’événement.
- Imaginer les modalités de l’événement, en accord avec les objectifs et le budget, et apporter son expertise et sa créativité concernant les moyens et outils à mobiliser.
- Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l’événement.
Gestion commerciale et administrative de l’événement
- Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l’événement.
- Coordonner les étapes de l’organisation de l’événement et de son animation (choix du lieu, des intervenants…), en s’assurant du respect des deadlines (délais) et des obligations contractuelles.
- Organiser et superviser l’approvisionnement et la logistique associés à l’événement.
- Proposer un plan de communication de l’événement afin d’en faire sa promotion.
- Être garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l’ensemble de l’événement, de sa préparation à sa clôture.
- Être présent le jour J de l’événement afin de s’assurer du bon déroulement du planning, de réagir et être force de proposition en cas de dysfonctionnement…
Retours clients et mesure de l’impact de l’événement
- Gérer la collecte et l’analyse des retours d’expérience afin de mesurer la satisfaction de ses clients ainsi que des participants à l’événement.
- Réaliser les actions nécessaires à la clôture de l’événement et du dossier, comme la facturation par exemple.
- Dresser le bilan financier de l’événement (gestion des achats et des dépenses).
- Mesurer l’impact de l’événement grâce à des outils adaptés aux objectifs (satisfaction des participants, mesure des retombées presse…).
- Communiquer avec le client (ou bien en interne) sur les retombées et le succès de l’événement, et identifier des axes d’amélioration dans l’optique d’anticiper de futures demandes et de fidéliser la clientèle.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
D’autres critères, tels que la taille de l’entreprise ou les contraintes liées à son activité, peuvent faire varier l’activité du/de la chef/cheffe de projet événementiel.
- La taille de l’entreprise dans laquelle il/elle évolue peut jouer un rôle, en impactant directement le nombre d’événements à organiser, mais aussi les budgets associés à chacun. Les actions à mener pour l’organisation de l’événement seront elles aussi plus ou moins polyvalentes en fonction des projets.
- L’activité de l’entreprise et de sa cible de communication modifie également le rôle du/de la chef/cheffe de projet événementiel. Un événement sportif grand public et un week-end team building en entreprise sont ainsi deux événements très différents à gérer : les interlocuteurs, le plan de communication, les retombées médiatiques, les moyens et outils à déployer… ne seront pas les mêmes.
- Selon les entreprises, le/la chef/cheffe de projet événementiel peut être amené(e) à devoir atteindre des objectifs de coûts ou de visibilité.
- En travaillant pour une agence de communication, il/elle pourra aussi devoir jongler entre plusieurs événements simultanément ; il est important qu’il/elle puisse identifier et poursuivre des objectifs à chaque fois différents et spécifiques à chaque client.
- Une flexibilité sur les horaires de travail peut être demandée car, en fonction des événements, le/la chef/cheffe de projet événementiel peut être amené à travailler le soir et/ou les week-ends.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Directeur/directrice d’agence de communication
- Directeur/directrice de la communication
- Directeur/directrice de projet événementiel
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
L’essor des nouveaux moyens de communication a progressivement modifié les métiers de l’événementiel. En délocalisant l’information et la communication, notamment via Internet, et en les rendant accessibles à tous et immédiatement, de nouvelles méthodes et solutions ont émergé en même temps que les attentes des clients sont devenues plus fortes.
Dans ce cadre, le/la chef/cheffe de projet événementiel doit redoubler d’inventivité et se tenir au courant des évolutions de son secteur. Une culture digitale, une présence sur les réseaux sociaux et autres moyens numériques de communication sont devenues des aspects incontournables du secteur.
L’accès au digital pousse ainsi le/la chef/cheffe de projet événementiel vers toujours plus de polyvalence ; c’est particulièrement le cas dans les petites structures où il/elle devra développer ses compétences en création graphique, communication digitale… et assurer une veille permanente sur les nouvelles techniques, les nouveaux outils de communication, les contenus des événements…
La démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises) a également apporté des modifications au métier : la réduction des empreintes carbone, la gestion des déchets, la dématérialisation… s’ajoutent alors à la logistique déjà mise en place pour chaque événement.
