Missions et activités - Chargé de facturation clients F/H
Missions principales
Gestion du dossier commercial
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Effectuer les démarches auprès du service commercial pour collecter les informations nécessaires à la facturation.
- Analyser, dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client : historique des différents contacts, bon de commande, contrat, CGV (conditions générales de vente).
- Collecter l’ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
- Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences, les corriger en liaison avec les services concernés, rédiger le rapport d’anomalies.
Gestion de la facturation et suivi
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Établir la facture conformément au process interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoir, bon d’expédition non facturé, avis de paiement, document technique ou douanier…).
- Vérifier la stricte conformité des données aux dispositions légales, faire valider la facture par la force de vente.
- Assurer son émission au client et sa bonne réception, suivre la créance, relancer le client (par téléphone, mail, courrier).
- Contrôler le délai de règlement, suivre et saisir l’encaissement.
Suivi des relations clients
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Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation en s’appuyant sur les services concernés, analyser leur contexte, rechercher les causes imputables.
- Suivre les différents en-cours, établir un échéancier de facturation.
- Saisir le règlement client et l’encaissement.
- Maintenir un bon relationnel avec le client.
Suivi comptable et reporting
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Calculer les provisions de clôture mensuelle (FAE [facture à établir]).
- Transmettre au service comptable les informations liées aux encaissements et nécessaires au lettrage.
- Exploiter la balance âgée (document comptable regroupant les clients par dates d’échéance des encaissements).
- Suivre et mettre à jour la base de données clients (adresses, historique des contacts, créances…), classer et archiver tous les documents contractuels et administratifs rattachés.
- Participer aux améliorations du process pour réduire le délai de paiement et sécuriser le mode opératoire (PAF [piste d’audit fiable]).
Activités éventuelles
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Gérer un portefeuille mixte de clients consommateurs (B2C) et entreprises (B2B) ou composé exclusivement de fournisseurs entreprises (B2B).
- Participer à l’amélioration des process généraux du service administration des ventes quand il y est rattaché, assurer des relations privilégiées en B2B par des visites ponctuelles.
- Participer à une procédure de recouvrement en contentieux en versant au dossier des éléments qualitatifs.
- Assurer l’assistanat de son manager : gestion du courrier, du planning, des réunions et leurs comptes rendus, mise en forme de documents.
- Dans une entreprise exerçant en libéral : gérer les honoraires des intervenants, refacturer aux clients leurs frais professionnels, gérer les feuilles de temps (transfert de temps, correction des erreurs d’imputation…).
Variabilité des missions
Dans les grandes structures, la facturation et le recouvrement peuvent être assurés par le service comptable, par un cabinet comptable ou un prestataire extérieur.
L’analyste facturation (niveau Bac +5) : dans de grandes structures (fournisseurs d’énergie, par exemple), il/elle paramètre la base des données de facturation, définit des KPI (Key Performance Indicators) pour améliorer la fiabilité de la facturation assurée en interne ou par le prestataire de facturation.
Rattachement hiérarchique
- Superviseur/superviseure/responsable facturation
- Responsable crédit client
- Responsable comptable
- Responsable administration des ventes
- Responsable administratif et financier
Contexte et facteurs d'évolution du métier
Les nombreuses réglementations sont un impact très important sur la fonction du fait de leur grande diversité qui touche l’ensemble des activités ; forme et contenu réglementés des factures : pour leur émission (dès l’achèvement du contrat), leur contenu (quatorze mentions légales obligatoires, référence par numérotation), leur nature (cinq types de factures dont la « facture véritable »), leur conservation (de six à dix ans) et archivage inaltérables.
Aspects juridiques de la fonction : la LME (loi de modernisation de l’économie) 2008 instaure un plafonnement des délais de paiement interentreprises à quarante-cinq jours fin de mois ou soixante jours calendaires. La loi Macron 2015 impose aux entreprises privées et publiques d’accepter les factures électroniques ; elles deviennent prioritaires. La loi Hamon 2014 définit un délai spécifique et unique de quarante-cinq jours à compter de l’émission des factures récapitulatives.
Conformité légale des logiciels (loi antifraude à la TVA 2018) : les entreprises assujetties à la TVA doivent fournir un certificat de conformité de leur logiciel de facturation et d’encaissement.
Aspects fiscaux de la fonction : la facturation aux fins de la TVA s’appuie sur des règles complexes, exigibles pour la plupart des opérations en B2B et pour certaines d’entre elles, en B2C.
La PAF (piste d’audit fiable) à partir de 2020 : pour les factures papier et en PDF, elle permet de sécuriser le processus de facturation (authenticité de l’origine, intégrité du contenu, lisibilité des factures). L’entreprise doit apporter une preuve légale de sécurisation de son process de facturation en rédigeant une documentation des systèmes de contrôle interne destinée à l’administration lors d’un contrôle.
E-facture et signature électronique : la facture électronique se généralise au sein des administrations. Les ETI et PME-PMI tendent à opter pour un logiciel de facturation spécifique, adapté à leur taille et type d’activité. La signature électronique doit être certifiée, délivrée par un prestataire agréé.
Affacturage (factoring), externalisation de la fonction : l’affactureur établit et émet la facture au nom de l’entreprise, finance la facture et recouvre les créances sans attendre les échéances légales.
L’attribution du statut de cadre n’est pas systématique.
