Intégration : tout se joue les 100 premiers jours

Intégration : tout se joue les 100 premiers jours

Publié le 30/10/2019

Enjeu d'image, coût important, l'intégration est un moment stratégique pour les entreprises, qui la négligent pourtant encore souvent. Comment appréhender cette période ? Quelles sont les clés d'une intégration réussie ?

La période d’intégration : une “épreuve du feu” à ne pas sous-estimer 

Alors même qu’elles peinent à recruter, certaines entreprises relèguent l’intégration au second plan, souvent par faute de temps. Une enquête menée par Jam et Dialoog en janvier 2018, montre que seuls 25 % à 35 % des Millennials les plus qualifiés sont très satisfaits de la qualité de leur intégration. Pourtant, il s’agit d’une étape cruciale qui mêle différents enjeux pour l’entreprise.

Un enjeu financier d’abord. Le recrutement d’un collaborateur ou d’une collaboratrice a un coût : entre la diffusion de l’offre d’emploi et la fin de la période d’essai, six mois s’écoulent en moyenne. Si la nouvelle recrue quitte finalement l’entreprise, c’est un nouveau cycle de six mois qui s’ouvre, entraînant de nouveaux coûts entre 40 et 50 k€ selon la Dares, délais et charges detravail pour les équipes inclus. Par ailleurs, l’intégration est le moment où l’entreprise forme le collaborateur et pose les jalons d’une collaboration fructueuse… et productive. Plus les nouveaux venus sont satisfaits de leur prise de poste, plus ils sont engagés et performants. À l’inverse, si les rôles et les responsabilités du nouvel entrant sont mal définis et mal compris, si les compétences attendues ne sont pas ou mal maîtrisées, l’entreprise s’expose à une perte de rentabilité non négligeable. 

Un enjeu d’image, ensuite. Un turnover trop important peut avoir un effet désastreux sur la marque employeur et la réputation de l’entreprise. Soigner la phase d’intégration, c’est donc faire de ses nouveaux collaborateurs d’excellents ambassadeurs et faciliter en amont l’arrivée de nouvelles recrues. 

 

Donner les clés d’une compréhension globale de l’entreprise 

Pour faciliter l’intégration, il est nécessaire de donner rapidement la vision la plus complète possible de l’entreprise et de ses attentes. Le but est de permettre d’appréhender de manière précise, non seulement le périmètre et les tâches, mais aussi l’environnement de travail au sens large. Chez Bureau à partager, un service digital de location d’espace de travail et de coworking, les nouveaux entrants sont ainsi accueillis le jour J par un responsable RH et les représentants des différentes équipes, qui leur présentent l’entreprise autour d’un petit déjeuner. Même démarche chez Securitas, où les nouveaux entrants font le tour de l’ensemble des services. Chez Panzani, une visite des sites de production est organisée pour plonger dans la réalité opérationnelle de l’entreprise. Chez Doctolib, le fondateur rencontre les nouveaux arrivants et partage avec eux la vision et l’histoire de l’entreprise. 

L’idée est de proposer une immersion dans la réalité et la culture de l’entreprise. Cette démarche donne au nouvel entrant une compréhension fine et directe de son nouvel environnement professionnel. Côté entreprise, cette mise en situation est un excellent moyen d’identifier d’éventuelles lacunes bloquantes. Dans tous les cas, il est essentiel, durant toute la phase d’intégration d’être à l’écoute du nouvel entrant et de ses besoins ou manques. Cette posture d’écoute pourra résoudre une situation d’inconfort.

 

Impliquer et responsabiliser les salariés en poste

Comment savoir si l’entreprise doit renforcer l’accompagnement, donner plus d’autonomie, ou penser fin de période d’essai ? Tout au long de la période d’intégration, la mise en place d’un système de tutorat permet d’assurer en priorité la réussite d’une intégration, mais également suivre la progression du collaborateur et de savoir où placer le curseur. La méthode du tutorat n’est pas nouvelle, mais elle correspond bien aux attentes des jeunes cadres, qui privilégient une expérience d’intégration basée sur l’interpersonnel. Le principe : un collaborateur de confiance, à la fois expérimenté et pédagogue, accompagne la nouvelle recrue pendant toute sa période d’essai. Withings, société qui conçoit, développe et commercialise des objets connectés, a bien compris l’intérêt d’une telle démarche. Dans le cycle d’intégration mis en place par l’entreprise, chaque nouvel arrivant se voit attribuer un parrain dont le métier est idéalement le plus éloigné possible du sien, pour stimuler le partage et la découverte. Par ailleurs, les “promotions” de nouvelles recrues se retrouvent régulièrement pour faire le point et échanger sur leurs parcours respectifs. 

De même, chez Doctolib, le fondateur rencontre une à une toutes les nouvelles recrues pour leur partager la vision et l’histoire de l’entreprise et ainsi faciliter leur intégration. La méthode du tutorat permet d’assurer au nouveau venu une présence alliée dans un environnement inconnu et de favoriser son intégration. Dans le cadre de ce binôme, le dialogue et l’échange sont plus fluides et plus faciles. Le parrain a également un rôle de relais auprès des managers, permettant à ces derniers de se forger une opinion au plus proche de la réalité. Il peut être judicieux de prévoir un point, entre ce parrain et les managers directs, sans la nouvelle recrue, pour faire remonter des observations et remarques à chaque étape du parcours d’intégration.

 

64 % des entreprises n’optimisent pas l’étape entre la signature du contrat du collaborateur et son arrivée dans l’entreprise par des actions spécifiques.
Source : Étude menée en 2018 par la Vlerick Business School et Talmundo, éditeur de solutions RH.

 

Personnaliser l’intégration 

S’il existe bien un socle commun, reposant sur les valeurs de l’entreprise, le processus d’intégration ne peut pas être le même pour tous les salariés : il doit varier selon l’âge, le profil ou encore les missions. Les RH doivent être moteurs de l’intégration mais c’est aux managers de prendre ensuite le relais pour personnaliser l’expérience. L’entreprise Happytal, qui propose dans plus de 100 établissements de santé en France des solutions d’accompagnement des patients, a ainsi mis au point deux processus d’intégration différents dédiés en fonction des postes : les collaborateurs des fonctions supports et les collaborateurs des opérations. Les collaborateurs du siège, après une ou deux semaines passées au siège pour rencontrer leurs collègues et appréhender les premiers rouages de leur fonction, partent en immersion dans les établissements de santé, pendant plusieurs jours afin de comprendre et vivre les missions concrètes d’Happytal. Tous les mois, une journée d’intégration collective, débutant avec un petit déjeuner, permet de rencontrer les nouveaux venus. Chez Beekast, société parisienne qui propose des solutions web pour dynamiser les cours ou formations, l’intégration commence également avec un petit déjeuner d’équipe. Ce moment informel permet de faire connaissance et est prolongé par un entretien avec le CEO, organisé dans les 48 heures qui suivent l’arrivée de la nouvelle recrue, afin de faire un premier bilan et de fixer de premiers objectifs pour les jours à suivre.

Les process et les modèles d’intégration ne peuvent plus rester immuables. Ils doivent s’adapter au marché du travail, aux attentes des jeunes générations, plus affirmées et dont la fidélité à l’entreprise n’a jamais été aussi remise en question... mais aussi au temps que dirigeants, managers et RH peuvent y consacrer ! Une intégration réussie repose avant tout sur la capacité de l’entreprise à bien savoir comment et jusqu’où elle peut développer son parcours d’onboarding, soit le processus d’accompagnement et de prise de marque de ses nouvelles recrues. En sachant s’adapter, au cas par cas, aux nouvelles recrues, à leurs besoins, en restant à l’écoute des collaborateurs et en multipliant les attentions innovantes, l’organisation rencontrera moins de départs durant la période d’essai. Et elle sera elle-même plus forte pour prendre la bonne décision au moment de choisir, à J + 100, entre mettre fin au contrat et poursuivre l’aventure !

 

 

Voir tous nos conseils