Offboarding : transformez les départs en levier de marque employeur

Ne négligez pas l’offboarding : un départ mal géré peut coûter cher !

Il vous est peut-être déjà arrivé de penser qu’une personne qui quitte l’entreprise est moins « importante » que celle que l’on vient de recruter. Et dans certains cas – notamment quand le travail s’accumule ! –, la tentation est grande de réduire un départ à une simple formalité administrative, expédiée un peu rapidement. Mais cette logique peut coûter cher à l’entreprise. 

D’abord parce qu’une collaboratrice ou un collaborateur qui a le sentiment d’être peu ou mal considéré au moment de son départ risque de véhiculer des messages négatifs sur l’entreprise, et de ternir sa réputation. Il y a donc, autour de l’offboarding, un premier enjeu important lié à la marque employeur. 

Le deuxième enjeu concerne la fidélisation des équipes. Une personne sur le départ a sûrement beaucoup de choses à vous dire sur la manière dont elle a vécu son expérience au sein de l’entreprise, sur ce qui l’a conduite à la quitter, et sur ce qui pourrait être amélioré. Ne vous privez pas de ces informations précieuses ! Elles vous aideront à ajuster la gestion des talents, à optimiser les processus internes, et finalement à renforcer la fidélité de vos équipes en place.

Consacrer du temps à un départ permet également d’assurer une bonne continuité d’activité. L’objectif : éviter les projets qui s’interrompent ou qui prennent du retard, les pertes d’information et de compétences, avec in fine un impact négatif sur la productivité de l’entreprise.

Enfin, rappelez-vous que soigner l’offboarding est crucial pour sécuriser les données de votre entreprise. Lorsqu’une ou un salarié quitte l’entreprise, il est essentiel de s’assurer que tous ses accès aux systèmes informatiques sont désactivés : messagerie professionnelle, outils de gestion de projet, bases de données, logiciels métier, VPN, etc. Si ces accès ne sont pas supprimés à temps, des informations sensibles pourraient être consultées, voire utilisées à des fins personnelles ou professionnelles dans une autre entreprise.

Comment gérer efficacement l’offboarding ?

Pour qu’un offboarding soit réellement bénéfique, il doit être anticipé et structuré. Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour assurer une gestion optimale des départs : 

Une planification anticipée : ne laissez jamais un départ se faire dans l’urgence. Dès que l’annonce est officielle, commencez à organiser la transition – qu’il s’agisse d’un remplacement, d’une réorganisation des équipes ou d’une répartition des responsabilités. Anticipez également la suppression des accès aux systèmes informatiques, des droits d’administrateur ou d'accès aux documents confidentiels, ainsi que la récupération des clés d’accès et des mots de passe nécessaires.

Documentation et transmission des connaissances : mettez en place un processus pour que le collaborateur ou la collaboratrice puisse documenter ses projets et transmettre ses connaissances et son savoir-faire. Cela peut inclure la création de guides, de rapports détaillés, ou des sessions de formation pour ses futurs remplaçants.

Entretien de sortie : réalisez un entretien de sortie systématique afin de comprendre les raisons du départ, et d’obtenir des retours sur l’expérience vécue dans l’entreprise. Ces informations constituent une mine d’or pour améliorer la gestion des ressources humaines et l’expérience de vos équipes.

Respect et reconnaissance : veillez à ce que la personne quitte l’entreprise sur une note positive en lui exprimant de la reconnaissance pour le travail accompli, et en lui souhaitant bonne chance pour la suite. Cette séparation en bons termes l’encouragera peut-être à devenir « ambassadeur » de l’entreprise, ou même une salariée ou un salarié « boomerang » (ces talents qui reviennent dans l'entreprise après l’avoir quittée). À la clé : des coûts de recrutement réduits, et des processus de réintégration accélérés.

Maintien de la relation : après le départ, gardez le contact via les réseaux sociaux professionnels ou des invitations à des événements d'entreprise ouverts. Ce lien peut renforcer la fidélité et l’attachement de la personne à l'entreprise.

Les processus d’onboarding et d’offboarding sont deux facettes essentielles de la gestion des talents. Bien préparé et géré, l’offboarding peut se révéler un puissant atout pour l’entreprise, en termes de marque employeur, d’expérience collaborateur, de sécurité des données ou encore de productivité. Alors, accordez-lui l’importance qu’il mérite, et faites de chaque départ l’occasion d’apprendre, d’améliorer l’existant, et de renforcer l’attractivité globale de votre organisation !

FAQ sur l'offboarding

Qu'est-ce que l'offboarding ?

L'offboarding désigne l'ensemble des procédures et pratiques mises en œuvre par une entreprise lors du départ d'un employé. Ce processus englobe aussi bien la gestion administrative et juridique (rupture du contrat de travail, solde de tout compte) que la dimension humaine et stratégique (entretien de départ, passation, communication interne). C'est l'étape finale du cycle de vie du collaborateur, venant après l'onboarding (intégration) et sa carrière au sein de l'organisation.

Quelle est la différence entre onboarding et offboarding ?

Si l'onboarding se concentre sur l'accueil et l'intégration d'une nouvelle recrue pour favoriser sa prise de poste, l'offboarding gère la transition inverse. Le premier vise à créer l'engagement, tandis que le second cherche à conclure la relation professionnelle de manière positive. Bien que leurs objectifs immédiats diffèrent, les deux processus partagent une finalité commune : soigner l'expérience collaborateur et renforcer l'image de marque employeur.

Offboarding ou outboarding : quelle différence ?

Bien que les termes soient proches, l'outboarding est souvent utilisé pour désigner spécifiquement l'accompagnement d'un départ contraint (comme un licenciement ou une rupture conventionnelle) avec une dimension d'outplacement ou de reclassement externe. L'offboarding est un terme plus générique qui s'applique à tout type de fin de contrat, y compris la démission ou le départ à la retraite. Dans l'usage courant RH, le terme offboarding prédomine pour qualifier la stratégie globale de gestion des départs.

Quel est le contraire d'onboarding ?

Le contraire de l'onboarding est l'offboarding. Alors que l'un marque l'entrée dans l'entreprise, l'autre en marque la sortie. Il est d'ailleurs conseillé de structurer ces deux phases avec la même rigueur : une entreprise qui soigne l'arrivée de ses talents mais néglige leur départ fragilise sa cohérence culturelle et sa réputation sur le marché du travail.

Faut-il écrire offboarding ou off boarding ?

L'orthographe correcte et la plus utilisée dans le milieu des ressources humaines est "offboarding", en un seul mot. Ce terme anglo-saxon est désormais entré dans le vocabulaire professionnel français pour désigner le processus de départ d'un salarié.

Pourquoi mettre en place un processus d'offboarding RH ?

Instaurer un processus d'offboarding structuré répond à plusieurs enjeux stratégiques :

Marque employeur : transformer le collaborateur sortant en ambassadeur et éviter le "bashing" sur les réseaux sociaux.

Sécurité des données : assurer la désactivation des accès informatiques et la récupération du matériel.

Transfert de compétences : organiser la période de passation pour éviter la perte de savoir-faire technique.

Amélioration continue : récolter des retours d'expérience honnêtes via un questionnaire d'offboarding pour identifier des pistes d'amélioration interne.

Recrutement boomerang : laisser la porte ouverte à un retour futur du talent, ce qui réduit les coûts de recrutement et de formation.

Quelles sont les étapes clés d'une checklist d'offboarding ?

Une checklist efficace doit couvrir plusieurs dimensions :

Administrative : signature des documents légaux, remise du certificat de travail et de l'attestation employeur.

IT et Logistique : récupération du badge, du PC, du téléphone et désactivation des mots de passe.

Opérationnelle : organisation du transfert de connaissances et nomination d'un référent pour les dossiers en cours.

Relationnelle : annonce officielle du départ à l'équipe, organisation d'un moment de convivialité et réalisation de l'entretien d'offboarding.