Non l’intégration ne se limite au « jour J » de l’accueil 

Premier enseignement de ma réflexion avec les entreprises que nous accompagnons : investir l’avant et l’après jour « J », c’est se donner la garantie d’un taux de réussite de ses recrutements. Cette dernière phase du recrutement est cruciale et ce pour plusieurs raisons. Tout d’abord, mieux vaut réussir jusqu’au bout les recrutements que l’on a eu parfois tant de mal à mener à bien. Et justement si vous avez rencontré des difficultés à recruter, fidéliser vos nouveaux collaborateurs et collaboratrices devient indispensable. Sans oublier que cela contribue à renforcer son image employeur. Parce que toute recrue bien accueillie peut devenir un ambassadeur de votre marque employeur. Et dernier bénéfice, ce nouveau salarié de l’entreprise va intégrer une nouvelle équipe au complet qui souffrira moins de surcharge, par exemple.

1ère condition de réussite : occupez son espace-temps avant sa prise de poste

Tout recruteur a été au moins une fois dans sa vie, confronté à un candidat ou une candidate qui lui a fait faux bond, quelques jours avant la signature de son contrat.  Il faut dire que la vie du candidat-futur collaborateur, entre la réponse positive que vous lui avez donnée et le jour J de son arrivée, continue ! Avec son lot de questions, de doutes, d’influence, de sollicitations extérieures voire de sirènes qui chantent ! Alors oui, parler à votre collaborateur, pour conserver la relation qui s’est créée lors des entretiens est indispensable. Et en plus, tout se fait à distance, en adéquation avec cette période de confinement.  
Un coup de fil de temps en temps, un abonnement à la newsletter de l’entreprise pour commencer à la découvrir, un module de e-learning si jamais il ou elle a un peu de temps pour lire, une invitation à votre prochain WebCafé, des vidéos pour découvrir votre métier, vos productions ou services, etc.. Et si la prise de poste se fait sur site, transmettez tous les éléments de preuve de la mise en œuvre des mesures de sécurité sanitaire appliquées chez son futur employeur. Bref tout ce qui peut lui faire dire « Ils sont vraiment top dans cette boite, j’ai hâte d’y être ! ». Vous continuez ainsi de booster sa motivation et son envie de s’engager.

2e condition de réussite : construisez un programme attractif pour le D-Day et les suivants

Cela consiste à établir un planning des actions d’intégration pour votre recrue. Evidemment cela diffère peu si la prise de poste se fait sur site ou en télétravail car dans tous les cas, la distanciation sociale reste obligatoire. 
-    Listez ses futurs principaux interlocuteurs (personnes-clés dans l’entreprise)
-    Planifiez des RV téléphoniques entre eux et lui ou elle. 
-    Fixez dans votre agenda des points hebdomadaires que vous lui transférerez dès sa prise de fonction.   
-    Mettez à jour les organigrammes ; il serait dommage qu’il ou elle découvre le nom de son prédécesseur dans ce document !
-    Rédigez le mail ou le post interne pour votre le réseau social d’entreprise, qui annonce l’arrivée de votre nouveau collaborateur et que vous pourrez envoyer/publier la veille de la prise de poste ou le jour.

Vous avez instauré une relation de confiance avec ce futur membre de votre équipe, et vous êtes prêt ou prête à l’accueillir, la deuxième phase de la période d’intégration qui commencera le jour J de la prise de poste s’annonce au mieux ! 

À propos de l’auteure
Marie-Andrée Joulain est consultante relations entreprises à l’Apec Pays de la Loire et community manager. Elle est diplômée de l’université catholique de l’Ouest, en psychologie sociale, certifiée de l’ESC Clermont « Parcours Consultant RH», et du CFPJ « Community manager ». Elle accompagne les entreprises dans leurs recrutements, marque employeur et gestion des compétences.