Conseil n° 1 : En amont de l’entretien, donnez des consignes précises à la ou au candidat… et appliquez-les à vous-même !

Arriver à l’heure, s’assurer d’un environnement calme, vérifier sa connexion et les réglages de son ordinateur… ce sont ces petits détails qui garantissent le bon déroulé d’un entretien à distance. Alors, même s’ils vous paraissent évidents, rappelez ces fondamentaux à votre candidat ou candidate avant l’entretien. Et bien sûr, appliquez à vous-même ces précieuses consignes ! Se connecter à l’heure est particulièrement important pour un entretien en visio : à la différence d’une rencontre en présentiel – où le ou la  candidate peut patienter à l’accueil de l’entreprise – votre absence, générant un écran vide, peut être déstabilisante. Vérifiez bien également votre équipement informatique et votre réseau Internet, pour éviter tout problème technique : webcam non fonctionnelle, débit trop lent, micro de l’ordinateur mal réglé. Et n’oubliez pas de demander en amont à la ou au candidat son numéro de téléphone pour le joindre si la visio fonctionne mal.

Conseil n° 2 : Adoptez un déroulé d'entretien plus structuré et concis qu'en présentiel

L’entretien en visio est une première prise de contact : il doit être concis, rapide, et aller à l'essentiel. D’autant que les entretiens en visioconférence peuvent être plus fatigants sur le plan visuel et mental, en raison de l'attention constante portée à l'écran. Prévoyez donc des échanges plus courts (30 à 45 minutes maximum), et des questions plus ciblées. Par exemple, au lieu de demander à votre interlocuteur ou interlocutrice de retracer tout son parcours et ses expériences – ce qui peut souvent donner lieu à des réponses assez longues – interrogez sur un point  en particulier, une mission qui a suscité votre attention et sur laquelle vous souhaitez l’entendre spécifiquement. 

Conseil n° 3 : Pendant l’entretien, prêtez attention aux signaux non verbaux 

Le but d’un entretien d’embauche est de parvenir à « cerner » du mieux possible le ou la candidate, grâce à un ensemble d’informations verbales et non verbales. Si la caméra permet de capter un certain nombre d’indices – expressions du visage, regard, sourire, posture, mouvement des mains… – ces signaux sont tout de même moins nombreux et plus difficiles à percevoir qu’en présentiel. Prêtez  donc une attention particulière à ces indices, qui constituent l’une des clés de compréhension de votre interlocuteur ou interlocutrice, pour évaluer ses motivations, ses soft skills ou ses valeurs. Pour cela, veillez notamment à ne pas trop vous concentrer sur vos notes, et à garder toujours un œil sur l’écran. Certains recruteurs passent plus de temps la tête baissée à écrire qu’à observer. En visio, les indices sont subtils, alors n’en perdez pas une miette ! 

Conseil n° 4 : Créez un environnement chaleureux et engageant 

Nous l’avons tous forcément ressenti : la visio donne toujours aux échanges un côté un peu plus raide, formel et abrupt qu’en présentiel, où la discussion est souvent précédée d’échanges informels qui détendent l’atmosphère (« je vous propose un café ? », « vous n’avez pas eu trop de mal à trouver nos locaux ? », « je vous fais visiter rapidement nos bureaux ? » etc.). En visio, essayez d’adopter la même logique, en brisant la glace dès les premières minutes, même si c’est un peu plus difficile, car l’on a moins d’éléments auxquels se raccrocher : « vous m’entendez bien ? », « merci d’avoir accepté de reporter notre échange, j’étais malade, mais je suis à nouveau en forme ! », « vous avez un beau soleil chez vous ! ». Même si ces phrases vous semblent futiles, elles ont le mérite d’humaniser la relation avec le ou la candidate, ce qui est fondamental pour  séduire et donner une image positive de vous-même, et donc de l’entreprise. 
Pendant la suite de l’entretien, n’oubliez pas de sourire, d’être le plus naturel possible, d’être en mouvement et de mettre à l’aise par une attitude ouverte et détendue. Concluez l'entretien en douceur en remerciant votre interlocuteur ou interlocutrice pour son temps et en expliquant les prochaines étapes du processus de recrutement. 

Conseil n° 5 : Ne faites pas l’impasse sur l’entretien en présentiel ! 

Malgré tous les conseils que je viens de vous donner, soyons honnêtes : l’entretien en visio, aussi réussi soit-il, ne remplacera jamais l’entretien en présentiel. Alors comme en toutes choses, faites preuve de mesure et de modération. Si la visio peut être pratique pour une première prise de contact et un premier tri des candidats, ne systématisez pas son utilisation. Cela doit rester une étape de votre processus de recrutement. Donc avant de prendre une décision, rencontrez au moins une fois en personne, afin de confirmer ou d’infirmer vos impressions.

 

À propos de l’auteure : 

Nathalie Catala est consultante Relations Entreprises à l’Apec Occitanie. Après un parcours de plus de 12 ans dans la communication puis comme Chef d’entreprise pendant 15 ans, elle accompagne et conseille, aujourd’hui, les TPE-PME dans leurs recrutements en analysant leurs besoins et en les aidant à élaborer des stratégies RH pour attirer et fidéliser des talents, à travers notamment l’optimisation de leur process de recrutement, de leur stratégie de sourcing ou de leur marque employeur.
Nathalie anime également des ateliers et des matinales sur des thématiques RH à destination des professionnels RH, des managers et des chefs d’entreprises, et organise des événements de mise en relation entre les entreprises et les candidat.es.

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