Activités
Secrétariat commercial
- Assurer tous les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) : filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers.
- Assurer l’ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires.
- Gérer les échéanciers et les agendas du manager et des commerciaux.
- Organiser des réunions internes, préparer l’ordre du jour, rédiger les comptes rendus.
Support commercial à la vente
- Gérer les ventes depuis les commandes jusqu’aux livraisons en s’assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes.
- Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique.
- Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis.
- Préparer les dossiers commerciaux avant les contacts et rendez-vous des commerciaux.
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement.
Soutien administratif aux commerciaux/technico-commerciaux
- Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients : saisir les dossiers (propositions commerciales, devis, commande/contrat, incidents).
- Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients : saisir toutes les informations clients nécessaires à la livraison et à la facturation.
- Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux.
Gestion des données clients (CRM)
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.
- Préparer les tableaux de bord (prévisions des ventes, ventes réalisées, non conclues, etc.), suivre l’évolution des objectifs.
- Élaborer et analyser des statistiques de vente.
- Effectuer une veille commerciale et concurrentielle (portails clients, plateformes des marchés publics et privés).
ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Assurer les contacts en front office : accueil physique, déplacements ponctuels.
- Assurer un support commercial particulièrement soutenu : prospecter sur le terrain, proposer les produits et des services additionnels, rédiger des fiches produits ou des argumentaires, répondre à des appels d’offres, gérer un show-room.
- Assister aux réunions internes, participer à des événements professionnels.
- Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations), le budget, la trésorerie.
VARIABILITÉ DES ACTIVITÉS
- La taille de l’entreprise, ses activités, son organisation sont déterminantes dans le périmètre des activités, le niveau d’autonomie et de responsabilité, le rattachement hiérarchique, les compétences demandées : la variabilité des missions est très élevée. Elle peut porter aussi sur la gestion d’un portefeuille de clients, d’un segment d’activité ou d’un territoire.
- Dans une TPE/PME : son rôle est primordial et sa polyvalence forte, incluant une veille juridique et réglementaire (responsabilité sociale des entreprises RSE, normes européennes et internationales pour l’activité export).
Dans une entreprise de taille plus importante : il/elle peut travailler sans relation directe avec les clients, en support administratif aux fournisseurs et partenaires. - Dans l’économie digitale : le support commercial couvre souvent la gestion du site web de l’entreprise, l’animation des réseaux sociaux, l’exploitation des plateformes dématérialisées, spécialisées dans la facturation électronique des TPE/PME, ou dans les échanges acheteurs-fournisseurs, etc. Ses activités peuvent s’étendre au marketing et à la prospection commerciale.
- Dans un secteur technique (industrie, bâtiment, médical, etc.) : l’assistant(e) gère des dossiers relevant de sa spécialité et possède une formation d’assistant technique d’ingénieur.
- Dans la grande distribution, il/elle assure l’interface entre les services achats-approvisionnements, marketing et commercial et participe au suivi hebdomadaire des indicateurs de vente.
- À l’export : outre les langues et les usages étrangers, il/elle doit avoir des connaissances en commerce international (incoterms, contrats, crédits documentaires, formalités douanières, logistique).
- L’attribution du statut de cadre n’est pas systématique.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
- Responsable commercial(e)
- Responsable opérationnel(le)/business manager
- Responsable de région
- Directeur/directrice des grands comptes
- PDG/gérant/gérante
- Directeur commercial/directrice commerciale
- Responsable de zone export
- Business manager
- Directeur/directrice de clientèle
- Directeur/directrice technique
CONTEXTE ET FACTEURS D’ÉVOLUTION DU MÉTIER
- Métier d’image, de communication et d’organisation, la fonction d’assistant commercial/assistante commerciale a un fort impact opérationnel : ambassadeur et « couteau suisse » de l’entreprise ou d’un service, il/elle exerce dans tous les secteurs d’activité. Sa raison d’être : décharger les commerciaux des tâches administratives pour qu’ils puissent se consacrer à leurs activités opérationnelles.
Menant des tâches extrêmement diversifiées, sa fonction endosse de multiples intitulés et différents rattachements hiérarchiques.
Avec un téléphone et un ordinateur, il/elle occupe un poste généralement sédentaire, avec des horaires de travail plutôt réguliers. Les échanges relationnels sont au cœur de son activité, très variés (clients principalement, commerciaux, autres services). C’est pourquoi il/elle doit connaître parfaitement l’organisation de l’entreprise, ses produits ou services, son environnement, les types de clients (grands comptes, professionnels B2B, particuliers B2C, etc.).
Satisfaire le client pour le fidéliser, tel est son objectif : le goût du contact, le sens du service client, l’agilité (trouver des solutions rapidement) sont des aptitudes professionnelles indispensables. - Un métier en transformation : il tend à évoluer vers un emploi multilatéral (rattachement à plusieurs managers) nécessitant une forte culture commerciale, une polyvalence, un bon relationnel à tous niveaux. Une participation croissante aux projets de l’entreprise complète de plus en plus la gestion du quotidien. L’élaboration et l’interprétation des statistiques des ventes et des indicateurs de performance commerciale élèvent son niveau de qualification et de formation.
- Le virage du numérique offre aux nouvelles générations, notamment la Z (née après 1995), formées au e-commerce et au marketing digital, des opportunités d’emploi et de progression de carrière.
Les big data clients (données de masse) représentent un enjeu stratégique : leur collecte, qualification, saisie, analyse et interprétation exigent une vigilance constante sur leur fiabilité, indispensable pour préparer et réussir la relation client depuis le premier contact jusqu’au recouvrement.
La mise à jour du logiciel CRM permet de proposer des offres commerciales correspondant parfaitement aux attentes du client.
Avec l’utilisation d’un ERP, le partage des informations opéré sur des procédures automatisées optimise les activités des différents services impliqués.
